採用管理システム(ATS)の機能とは？自社に必要な機能を整理する際のポイントも解説！

採用管理システム（ATS）は求人票の作成から応募者データの一元管理、面接調整、内定フォロー、効果測定までをワンストップで支援し、人事の工数を大幅に削減します。

しかし多機能化が進む今、課題に合わない機能を選ぶと導入効果は限定的です。

本記事では採用管理システム(ATS)に備わる代表的な機能を整理し、自社に必要な機能を整理する際のポイントを解説します。

採用管理システムの基本機能

採用管理システムの代表的な機能として、求人管理、情報管理、選考管理、内定者管理、採用分析、そして採用・求人ページの作成機能という6つの基本機能があります。

ここからは各機能について、詳しく解説します。

求人管理機能

求人管理機能は、採用管理システムの中核を成す重要な機能です。この機能により、企業は複数の求人情報を一括で管理することが可能です。

エントリーフォーム作成機能

エントリーフォーム作成機能は、自社のニーズに合わせてカスタマイズした応募フォームを作成する機能です。応募者が必要な情報をスムーズに入力できるように設計されており、応募プロセスの効率化に寄与します。

また、フォームのデザインや項目の設定を自由に変更でき、簡単にカスタマイズが可能なため、工数をかけずとも理想のエントリーフォームを作成できます。

求人公開・拡散機能

求人公開・拡散機能は、作成した求人情報を複数の求人媒体や自社のウェブサイトに一括で公開する機能です。

求人媒体や自社のウェブサイトだけでなく、SNSやメールを通じて求人情報を広めることもでき、より多くの応募者にリーチすることが可能です。これにより、採用活動の効率が向上し、優秀な人材を迅速に確保する手助けとなります。

求人媒体連携機能

求人媒体連携機能は、複数の求人媒体のデータを統合し、一元管理をするための機能です。

応募者のデータを自動的に採用管理システムに取り込むことができるため、各媒体からデータを抽出し、統合する作業が不要になります。

また、リアルタイムでどのような学生が応募しているのか確認することができるため、迅速な求職者対応を実現し、選考離脱や求職者からの印象低下を防ぐことも可能です。

情報管理機能

情報管理機能は、応募者のデータを一元管理するための機能です。この機能により、応募者の履歴書や職務経歴書、面接結果などの情報を簡単に収集・整理でき、必要な情報を迅速に取り出すことが可能です。

また、情報管理機能はデータのセキュリティ面でも重要な役割を果たします。近年では、情報漏洩が原因で企業のブランドイメージが低下している事例もあり、個人情報の取り扱いの重要度が増しています。情報管理機能では、閲覧権限の設定やIPアドレスによるアクセス制御などの機能で情報を安全に管理することを可能にします。

選考管理機能

選考管理機能は、応募者の選考プロセスを効率的に進めるための機能です。選考の各ステップの効率化だけでなく、各ステップごとの進捗状況を一元管理できます。

選考フロー機能

選考フロー機能は、採用プロセス全体を可視化し、各ステップを効率的に管理するための機能です。この機能を活用することで、応募者がどの段階にいるのかを一目で把握でき、面接日程の調整や評価の共有がスムーズに行えます。

また、選考フローのカスタマイズが可能なため、自社の採用スタイルに合わせたプロセスを構築できる点も魅力です。

書類選考機能

書類選考機能は、応募者から提出された履歴書や職務経歴書を一元管理し、必要なデータを迅速に検索・フィルタリングすることが可能になります。

履歴書のフィードバック内容についても一元管理をすることで、選考の基準が統一され、採用の精度向上の効果も期待できます。

内定者管理機能

内定者管理機能は、採用活動の最終段階である内定後のプロセスを円滑に進めるための機能です。この機能により、内定者の情報を一元管理し、内定通知の送付や入社手続きの進捗状況を把握することができます。

また、内定者とのコミュニケーションを効率化することで、採用担当者の負担を抑えて、求職者の入社前の不安を軽減するサポートが可能です。

売り手市場の現在では、複数企業から内定を受けている求職者が多く、内定後に辞退されるケースは少なくないため、採用の成果に直結する重要な機能の1つです。

採用分析機能

採用分析機能は、採用活動の効果を測定し、改善点を見つけるための重要なツールです。この機能を活用することで、どの求人媒体が最も効果的であったか、応募者の質や選考過程での課題を把握することができます。

具体的には、応募者数や選考通過率、内定承諾率などのデータを集計し、視覚的に分析することが可能です。さらに、過去の採用データを基にしたトレンド分析を行うことで、今後の採用戦略をより効果的に立てることができます。これにより、無駄なコストを削減し、より優れた人材を効率的に採用するための意思決定がサポートされます。

近年では、生成AIを機能に導入しているケースもあり、蓄積したデータから今までにない示唆を得ることもできます。

採用・求人ページの作成機能

採用管理システムにおける採用・求人ページの作成機能は、企業のブランディングや求職者への情報発信において重要な役割を果たします。

この機能を活用することで、企業は自社の魅力を最大限に引き出した求人ページを簡単に作成でき、求職者に対して一貫したメッセージを伝えることが可能です。

具体的には、テンプレートを利用した求人票の作成や、画像や動画を用いたビジュアルコンテンツの追加が容易になります。今までのように、サイト作成に工数をかけずともデザイン性の高い求人ページを作成することができます。

自社に必要な機能を洗い出す

採用管理システムを導入する際には、自社のニーズに合った機能を選定することが重要です。ここでは、必要な機能を整理する際のポイントについて解説します。

採用フローを整理する

採用管理システムを導入する際には、まず自社の採用フローを整理することが重要です。

採用フローとは、求人の作成から応募者の選考、内定、入社に至るまでの一連のプロセスを指します。このフローを明確にすることで、採用管理システムがどのように役立つかを具体的にイメージしやすくなります。

採用課題を明確にする

次に、各採用プロセスにおける課題を洗い出します。

例えば、求人票の作成に時間がかかっている、応募者の情報管理が煩雑である、選考の進捗が把握しづらいなどの問題があるかもしれません。これらの課題を明確にすることで、必要な機能が見えてきます。

課題を明確にした後に、これらの課題がどのようなマイナスの影響を与えているのかを具体的に書き出します。例えば、選考プロセスが長引くことで優秀な人材を逃してしまうリスクや、採用コストが増加する原因となっている場合もあります。

このプロセスを経ることで、採用管理システムの導入が自社の採用活動にどのように貢献できるかを具体的に理解することができ、導入効果をイメージしやすくなります。

採用課題の解決に必要な機能をリストアップする

最後に自社の採用課題に対する解決策として、必要な機能をリストアップします。

現在の採用プロセスごとの課題に対して、効果的な機能を書き出していきましょう。

例えば、応募者の情報管理が煩雑であれば、履歴書の管理機能や選考フローの管理機能が効果的です。

これらの機能を事前にリストアップすることで、サービスの選定時に必要な機能が備わっているか照合する作業を効率化することが可能です。

採用管理システムは、機能の充実度に比例して金額が上がる場合が多く、サービスによってはオプションで費用がかさむ場合もあるため、必要な機能は絞ることが重要です。

採用管理システムにおけるAI機能

採用管理システムにおいて、AIによるサポート機能を搭載したサービスも増えています。

ここからはAIを活用した機能の例を紹介します。

書類選考の効率化機能

書類選考は採用プロセスの中で重要なステップですが、膨大な応募書類を手作業で確認するのは非常に時間がかかります。

採用管理システムの書類選考の効率化機能は、応募者の履歴書や職務経歴書を自動でスクリーニングし、必要な情報を抽出することで、選考のスピードを大幅に向上させます。

この機能により、採用担当者はより多くの時間を戦略的な業務に充てることができ、優秀な人材を見逃すリスクも軽減されます。

アンケート集計や分析機能

採用管理システムにおけるアンケート集計や分析機能は、応募者や新入社員からのフィードバックを効率的に収集し、データとして活用するための重要なツールです。

この機能を利用することで、採用プロセスや職場環境に関する意見を把握し、改善点を見つけることができます。さらに、集計されたデータは視覚的に分析できるため、採用活動の効果を測定し、次回の戦略に活かすことが可能です。

加えて、分析結果から次回行うべき戦略や具体的なアクションプランまで提示してくれる機能もあり、年々採用の精度を向上させることが可能です。

まとめ

採用管理システムは、効率的な採用活動を実現するための強力なツールです。求人管理から情報管理、さらには採用分析機能まで、多岐にわたる機能を備えています。自社の採用課題を明確にし、それに即した機能を選ぶことで、導入効果を最大化することが可能です。

採用管理システムの導入を検討する際は、機能の選定だけでなく、運用体制やサポート体制も重要なポイントとなります。最適なサービスを選ぶことで、採用活動の効率化と質の向上を図りましょう。