リファレンスチェックで同意書は必要？勝手に実施するリスクを解説

リファレンスチェックは採用プロセスにおいて非常に有用な手段ですが、その実施には法的・倫理的な配慮が必要です。

多くの企業が「候補者の同意なしにリファレンスチェックを行っても問題ないのか」「個人情報保護法に抵触する可能性はないのか」といった疑問を抱えているのではないでしょうか。

そこで当記事では、リファレンスチェックにおける同意書の必要性、無断で実施した場合のリスクについて詳しく解説します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、採用候補者の過去の職務経験や業績、人物像を確認するための手段のことです。企業が新たな人材を採用する際、候補者のスキルや適性を見極める方法として導入されています。

候補者が提供した情報の正確性を確認し、実際の職場でのパフォーマンスを予測することができるリファレンスチェックは、採用の質が特に求められる現在の採用において、導入をする企業が増加しています。

一般的にリファレンスチェックは、候補者が以前に勤務していた企業の上司や同僚に連絡を取り、彼らの意見や評価を聞くことが行われます。このプロセスは、候補者の信頼性や職務適性を判断するための貴重な情報源となります。

リファレンスチェックで同意書は必要？

リファレンスチェックを実施する際、候補者の同意書が必要かどうかは非常に重要なポイントと言えるでしょう。一般的にリファレンスチェックは個人情報を扱うため、法的な観点からも慎重に行う必要があるでしょう。

特に日本の個人情報保護法においては、個人情報を収集する際には本人の同意が求められており、リファレンスチェックを行う前に候補者からの明確な同意が必要です。

リファレンスチェック実行時にお互いの認識の違いによるトラブルが発生する可能性があるため、同意書を取得することが望ましいでしょう。

違法行為になるリファレンスチェックの具体例

リファレンスチェックは、候補者の適性を判断するための重要な手段ですが、実施方法によっては違法行為となることがあります。ここからは、違法行為になるリファレンスチェックの具体例について紹介するので、ぜひご覧ください。

職歴調査を調査会社に依頼する

リファレンスチェックの一環として、職歴調査を専門の調査会社に依頼することは一般的な手法ですが、実施にあたっては注意が必要です。調査会社を通じて職歴を確認する場合、候補者の同意を得ずに行うと、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

無断で調査を行うと、候補者との信頼関係を損なうだけでなく、企業の評判にも悪影響を及ぼす恐れがありますので、職歴調査を実施するときは必ず同意を得るようにしましょう。

採用に無関係な質問をする

リファレンスチェックを行う際には、候補者の職務能力や適性に関連する情報を収集することが求められます。しかし、採用に無関係な質問をすることは、法的な問題を引き起こす可能性があるので注意しましょう。

例えば、候補者のプライベートな生活や信条、政治的な意見に関する質問は、リファレンスチェックの目的から逸脱しており、個人情報保護法に抵触する恐れがあります。

したがって、リファレンスチェックでは関連性のある質問に限定し、候補者のプライバシーを尊重することが重要です。

SNSから候補者の知り合いに依頼する

リファレンスチェックを行う際に、SNSを通じて候補者の知り合いに直接依頼することは非常にリスクの高い行為です。

まず、候補者の同意なしに知り合いに情報を求めることは、プライバシーの侵害と見なされる可能性があり、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

また、SNSを利用したリファレンスチェックは、情報の正確性や信頼性にも疑問が生じることも忘れてはいけません。知り合いから得た情報が必ずしも正確であるとは限らず、誤解や偏見が含まれることがあります。

正当な理由なくリファレンスチェック後に内定を取り消す

リファレンスチェックを実施した結果、候補者に対して内定を取り消す場合、正当な理由が必要です。

内定後は雇用契約が成立している状態なので、内定取り消しの理由が不明確だと違法とみなされる可能性が高くなります。

また、リファレンスチェックを理由に内定を取り消した場合、企業の信頼性にも悪影響を及ぼすことになります。このようなリスクを避けるためにも、リファレンスチェックの実施には十分な配慮が必要です。

勝手にリファレンスチェックを実施するリスク

リファレンスチェックを勝手に実施することには、いくつかのリスクが伴います。ここからは、勝手にリファレンスチェックを実施するリスクについて紹介するので、これらのリスクを理解し、適切な手続きを踏むようにしましょう。

企業の信用を失う

リファレンスチェックを無断で実施することは、企業の信用を大きく損なうリスクを伴います。

候補者が自分の情報がどのように扱われるかを知らない場合、企業に対する信頼感が低下し、結果として優秀な人材を逃す原因となることが考えられるでしょう。

特に候補者がリファレンスチェックの存在を知らずに不利な情報が流出した場合、企業の透明性や倫理観が疑問視されることになります。

このような状況は、企業のブランドイメージに深刻なダメージを与え、今後の採用活動にも悪影響を及ぼすことは間違いありません。

個人情報保護法に抵触する

リファレンスチェックを行う際には、個人情報保護法に十分注意を払う必要があります。この法律は、個人のプライバシーを守るために制定されており、無断で個人情報を収集・利用することを禁じています。

前述した候補者の同意を得ていないリファレンスチェックが良い例でしょう。無断で情報を取得した場合、企業は法的な責任を問われる可能性が高いので、必ず候補者からの同意を得るようにしましょう。

まとめ

リファレンスチェックは、採用プロセスにおいて候補者の適性を見極めるための重要な手段ですが、その実施には慎重な配慮が求められます。

特に候補者の同意を得ずに行うことは、法的なリスクや倫理的な問題を引き起こす可能性があるので注意しましょう。

企業は無断でリファレンスチェックを実施することのリスクを理解し、法令遵守を徹底することが大切です。

参考：【企業向け】リファレンスチェックで違法にならないためには？法律上の注意点を弁護士が解説！ | ベンチャースタートアップ弁護士の部屋