採用イベントとは？開催手順やポイントを徹底紹介！
目次
採用イベントは、会社説明会や合同説明会など、企業と採用候補者の出会いの場を指します。
開催形式や規模、実施主体などで分類をすると、さまざまな種類があり、採用活動においては特徴を押さえて自社に最適な採用イベントを選択することが重要です。
本記事では、採用イベントのメリットや進め方のポイントについて解説していきます。採用イベントへの出展や自社開催を検討されている方は是非とも参考にしてください。
26卒・27卒向け｜新卒採用担当者が押さえておきたい、注目の採用支援サービス12選
26卒・27卒向け｜新卒採用担当者が押さえておきたい、注目の採用支援サービス12選
サービス選定ガイド
採用イベントとは？
採用イベントとは、企業が自社の魅力を採用候補者に直接伝えるための場を提供するイベントのことを指します。
採用活動に取り入れることで、企業は自社の文化や価値観を候補者に理解してもらい、相互のマッチングを図ることができます。採用イベントには、オフラインでの対面式のものや、オンラインでのウェビナー形式など、さまざまな形態があります。
採用イベントの開催方法
採用イベントを成功させるためには、開催方法をしっかりと計画することが重要です。近年では、オフラインとオンラインの両方の形式が一般的に利用されています。ここでは、採用イベントの開催方法について解説します。
オフラインで開催する方法
オフラインでの採用イベントは、参加者と直接対面することで、企業の雰囲気や文化をリアルに伝えることができます。
ここでは、自社開催のオフライン採用イベントを成功させるための具体的な方法について解説します。まず、会場の選定が重要です。アクセスの良い場所にある会場を選ぶことで、参加者が足を運びやすくなります。
また、会場の広さや設備も考慮し、参加者数に応じたスペースを確保することが求められます。例えば、プレゼンテーションやグループディスカッションを行うためのセミナールームや、個別面談ができるブースを用意することが効果的です。
さらに、プログラムの内容を充実させることも大切です。企業の魅力を伝えるためのプレゼンテーションや、社員との交流を促す機会を設けることで、参加者にとって有意義な時間を提供できます。
また、質疑応答の時間を設けることで、参加者が疑問を解消しやすくなり、企業への理解を深めることができます。
オンラインで開催する方法
近年、テクノロジーの進化により、採用イベントをオンラインで開催することが一般的になっています。
オンラインイベントの最大の利点は、地理的な制約を受けずに多くの参加者を集めることができる点です。これにより、全国各地からの応募者にアプローチできるため、企業の認知度向上にもつながります。
オンラインでの採用イベントを成功させるためには、まず適切なプラットフォームを選定することが重要です。
ZoomやMicrosoft Teams、Webexなど、さまざまなビデオ会議ツールが利用可能ですが、参加者の数や機能に応じて最適なものを選ぶ必要があります。
採用イベントの種類や例
採用イベントには自社運営するものだけでなく、外部企業が運営するものなど、さまざまな種類があり、それぞれの目的やターゲットに応じて選択することが重要です。
ここでは、採用イベントの種類や例をいくつかご紹介します。
合同企業説明会
合同企業説明会は、複数の企業と求職者が集まり、会社説明を行うイベントです。このイベントでは、企業の文化や働き方、求める人材像などを具体的に説明することができ、参加者に対して企業のイメージを強く印象付けることが可能です。
企業側は、プレゼンテーションや質疑応答を通じて、参加者との双方向のコミュニケーションを図ることができるため、より深い理解を促すことができます。
また、企業説明会は単なる情報提供の場にとどまらず、参加者が企業に対して抱く疑問や不安を解消する機会でもあります。これにより、企業と候補者の相互理解が深まり、採用活動の成功につながる可能性が高まります。
企業説明会を通じて、候補者が企業に対して興味を持ち、応募意欲を高めることが期待されます。
業界特化型企業説明会
業界特化型企業説明会は、合同企業説明会の一種で、特定の業界に焦点を当てた採用イベントです。
この形式の説明会は、特定の業界に興味を持つ学生や転職希望者を対象にしているため、求める人材との親和性が高い候補者と出会いやすく、企業は採用ターゲットに絞って効率的にアプローチすることができます。
この説明会の最大の利点は、業界に特化した情報を提供できる点です。参加者は、業界のトレンドや求められるスキル、企業文化など、具体的な情報を得ることができるため、自身が進みたい業界の企業を見つけやすくなります。
また、同じ業界の企業が集まることで、企業は自社の特色を強調しやすく、他社との差別化を図ることができます。
学部・学科限定型企業説明会
学部・学科限定型企業説明会は、特定の学部や学科に所属する学生を対象にした、新卒採用向けの採用イベントです。
この形式の説明会は、企業が求める専門的なスキルや知識を持つ学生に直接アプローチできるため、効率的な採用活動が可能となります。
参加者にとっては自分の専攻に関連する企業の情報を集めることができ、興味のある業界や職種について深く理解する機会となります。また、企業側も特定のスキルを持つ学生をターゲットにすることで、採用のミスマッチを減らすことができるのです。
開催にあたっては、事前に対象となる学部や学科を明確にし、参加者に対して魅力的なプログラムを用意することが重要です。企業のビジョンや仕事内容を具体的に伝えることで、学生の関心を引き、より多くの応募者を集めることが期待できます。
学内説明会
学内説明会は、企業が直接学生と接触し、採用活動を行うための手段です。これらのイベントは、特に新卒採用を目指す企業にとって、学生に自社の魅力を伝える絶好の機会となります。
この形式のイベントの最大の利点は、学生が企業の雰囲気を直接感じ取れることです。企業の担当者と直接対話することで、学生は疑問を解消しやすく、企業への理解を深めることができます。
また、企業側も学生の反応や傾向をリアルタイムで把握できるため、採用戦略の見直しや改善に役立てることができます。
個別企業説明会
個別企業説明会は、特定の企業が単独で開催する説明会です。この形式の説明会では、企業の担当者が参加者と直接対話を行い、質問に答えたり、企業文化や職場環境について詳しく説明を行います。
個別企業説明会の最大の利点は、個別説明のため、競合他社がいない点や、時間や内容が自由に決められることから、開催企業の魅力を深く知ることができる点が挙げられます。
このような説明会は、参加者に対して企業のビジョンや成長戦略を伝えることで、より深い理解を促すことができます。さらに、個別企業説明会は、少人数制で行われることが多いため、参加者一人ひとりに対して丁寧な対応が可能です。これにより、参加者は自分の意見や疑問を気軽に表現できる環境が整います。
インターンシップ
インターンシップは、学生が企業で実際に働く経験を積むことができるプログラムであり、採用イベントの一環として非常に重要な役割を果たします。企業側にとっては、将来の人材を見極める絶好の機会となり、学生にとっては職場の雰囲気や業務内容を直接体験することで、キャリア選択の参考になります。
インターンシップの形式は多岐にわたり、短期間の体験型から長期の実務型まで様々です。特に、短期のインターンシップは、学生が気軽に参加できるため、企業にとっても多くの候補者と接触するチャンスとなります。
また、インターンシップを通じて企業の文化や価値観を理解してもらうことで、入社後のミスマッチを減らす効果も期待できます。さらに、インターンシップは企業のブランディングにも寄与します。
参加した学生が良い体験をした場合、その企業の評判が広まり、将来的な採用活動においてもプラスの影響を与えることができます。このように、インターンシップは企業と学生の双方にとって有益なイベントであり、採用活動の重要な一環として位置づけられています。
ミートアップ
ミートアップは、企業と求職者がカジュアルな雰囲気の中で交流できるイベントです。この形式のイベントは、特にリラックスした環境を提供することで、参加者同士の距離を縮め、より自然なコミュニケーションを促進します。
企業側は、求職者に対して自社の文化や雰囲気を直接伝えることができ、求職者は企業の実際の働き方や職場環境を肌で感じることができます。
ミートアップの特徴として、つい固くなってしまう採用活動の中で、私服で参加したり、座談会形式などにしてラフに質問できる点が挙げられます。これにより、求職者は企業に対する理解を深めることができ、企業側も求職者のニーズや期待を把握する良い機会となります。
また、ミートアップは通常、少人数制で行われるため、個別の対応がしやすく、より深い関係構築が可能です。このように、ミートアップは単なる情報提供の場ではなく、企業と求職者の相互理解を深めるための重要な機会となります。
オリエンテーション
オリエンテーションは、企業が新たに採用した人材やインターン生に対して、会社の文化や業務内容を理解してもらうための重要なイベントです。
オリエンテーションの主な目的は、参加者が企業のビジョンやミッションを理解し、職場環境にスムーズに適応できるようにすることです。
進行方法としては、企業の歴史や業務内容のプレゼンテーション、先輩社員との交流、職場見学などが一般的です。また、参加者が質問しやすい雰囲気を作ることも重要で、双方向のコミュニケーションを促進することで、参加者の理解を深めることができます。
オリエンテーションを通じて、参加者が企業に対する信頼感や親近感を持つことができれば、その後の業務においても高いパフォーマンスを発揮することが期待されます。したがって、オリエンテーションは単なる形式的なイベントではなく、企業と新しい人材との関係を築くための重要なステップと言えるでしょう。
採用イベントのメリット
採用イベントは、企業にとって多くのメリットをもたらします。
まず第一に、企業のブランドイメージを直接的に伝えることができる点が挙げられます。参加者は、企業の雰囲気や文化を肌で感じることができ、より具体的なイメージを持つことができます。
次に、採用イベントは多様な候補者と直接対話できる貴重な機会を提供します。企業の担当者が参加者と直接コミュニケーションを取ることで、候補者の人柄やスキルをより深く理解することが可能になります。
採用イベントのデメリット
採用イベントは多くのメリットを提供しますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。まず、採用イベントにはコストがかかります。
会場のレンタル費用やプロモーション費用、スタッフの人件費など、予算をしっかりと計画しないと、思わぬ出費が発生することがあります。次に、参加者の質が保証されない点も挙げられます。
多くの候補者が集まる一方で、企業が求めるスキルや経験を持った人材が少ない場合もあります。さらに、イベントの運営には時間と労力がかかります。
準備段階から当日の運営、さらにはフォローアップまで、さまざまなタスクが発生します。これにより、他の業務に支障をきたす可能性もあるため、リソースの配分を慎重に考える必要があります。
採用イベント開催までの流れ
採用イベントを成功させるためには、事前の準備が欠かせません。ここでは、採用イベントを自社開催する際の具体的な流れをステップごとに解説します。
採用イベントを開催する流れは、以下の7ステップです。
・開催の目的とターゲット設定
・開催方法・開催日程の検討
・イベントプログラムの企画
・プロモーションと広告
・スタッフとリソースの確保
・参加者の受け入れとフォローアップ
・効果の評価と改善
ステップ1: 開催の目的とターゲット設定
採用イベントを成功させるためには、まずその目的を明確にすることが重要です。
企業が採用イベントを開催する理由は多岐にわたりますが、一般的には優秀な人材を確保するため、企業のブランドを向上させるため、または特定の職種やスキルを持つ候補者をターゲットにするためなどがあります。
目的を明確にすることで、イベントプログラムの内容や開催時期の検討などがスムーズに進められます。次に、ターゲット設定が必要です。どのような人材を求めているのか、具体的な条件やスキルを考慮しながら、ターゲットとなる候補者のプロフィールを描きます。
例えば、新卒採用を目的とする場合は、大学生や専門学校生をターゲットにすることになります。一方、中途採用の場合は、特定の業界経験やスキルを持つ社会人を対象にすることが考えられます。
ステップ2: 開催方法・開催日程の検討
オフラインでの開催とオンラインでの開催のどちらが自社のニーズに合っているかを考える必要があります。オフラインイベントは、参加者同士の直接的なコミュニケーションが可能で、企業の雰囲気を直接伝えることができるメリットがあります。
次に、開催日程の選定ですが、ターゲットとなる参加者のスケジュールを考慮することが重要です。特に学生を対象とする場合、学期の始まりや終わり、試験期間などを避けることで、参加者が集まりやすくなります。
ステップ3: イベントプログラムの企画
参加者が興味を持ち、企業の魅力を伝える内容を考えることが重要です。プログラムは、企業のビジョンや文化を反映し、候補者にとって価値のある情報を提供する必要があります。
プログラムの構成には、企業紹介や業界のトレンド、職種の詳細説明などが含まれることが一般的です。また、参加者が直接質問できるQ&Aセッションや、実際の業務を体験できるワークショップを設けることで、より深い理解を促すことができます。
ステップ4: プロモーションと広告
採用イベントを成功させるためには、効果的なプロモーションと広告が欠かせません。
まず、SNSや企業の公式ウェブサイトを活用することが重要です。特に、LinkedInやX(旧Twitter)などのビジネス向けのプラットフォームは、採用候補者に直接アプローチできるため、効果的な情報発信が可能です。
さらに、メールマーケティングを活用することも考慮しましょう。過去に応募してくれた候補者や、興味を持っている可能性のある人々に対して、イベントの詳細を直接送信することで、参加意欲を高めることができます。
ステップ5: スタッフとリソースの確保
イベントの運営に必要な役割を明確にし、それぞれの役割に適した人材を選定します。例えば、受付や案内を担当するスタッフ、プレゼンテーションを行う講師、参加者の質問に応じるサポートスタッフなどが考えられます。
次に、必要なリソースをリストアップします。会場の手配、音響設備、プロジェクター、資料の印刷など、イベントの規模に応じて必要な物品を準備することが重要です。また、オンラインイベントの場合は、ウェビナー用のアプリケーションのインストールや配信機材の準備も忘れずに行いましょう。
さらに、スタッフのトレーニングも重要なポイントです。イベントの目的や流れを理解してもらい、参加者に対して適切な対応ができるように事前に説明会を実施することをお勧めします。
これにより、当日の運営がスムーズに進むだけでなく、参加者に対しても良い印象を与えることができます。
ステップ6: 参加者の受け入れとフォローアップ
参加者の受け入れに関しては、事前に参加者リストを作成し、受付の流れをスムーズにすることが求められます。受付では、参加者に対して名札や資料を配布し、イベントの進行を説明することで、参加者が安心してイベントに臨める環境を整えます。
また、会場内の案内表示を明確にし、参加者が迷わないように配慮することも大切です。次に、フォローアップについてですが、イベント終了後に参加者に対して感謝の意を伝えるメールを送ることが効果的です。
このメールには、イベントの振り返りや、今後の選考プロセスについての情報を含めると良いでしょう。
ステップ7: 効果の評価と改善
採用イベントを成功させるためには、開催後の効果の評価と改善が欠かせません。このステップでは、イベントの成果を測定し、次回に向けた改善点を見つけることが重要です。
まず、参加者からのフィードバックを収集しましょう。アンケートやインタビューを通じて、参加者がどのようにイベントを感じたのか、何が良かったのか、逆に改善が必要な点は何かを把握します。
これにより、参加者のニーズや期待に応えるための貴重な情報を得ることができます。さらに、具体的なデータを分析します。参加者数や企業への応募数、イベント後の選考進捗など、数値的な成果を確認することで、イベントの効果を客観的に評価できます。
これらのデータをもとに、どの要素が成功に寄与したのか、または逆に効果が薄かったのかを分析し、次回のイベントに活かすことができます。
まとめ
採用イベントは、企業が求める人材を効率的に見つけるための重要な手段です。イベントを通じて、企業の文化や価値観を直接伝えることができ、候補者との相互理解を深めることが可能です。
また、参加者にとっても、企業の雰囲気を体感できる貴重な機会となります。本記事では、採用イベントの基本的な概念から、開催方法、種類、メリット・デメリット、そして開催までの流れについて詳しく解説しました。
これらの情報を参考に、自社に最適な採用イベントを企画し、効果的な人材採用を実現していただければと思います。
採用イベントを成功させるためには、事前の準備や計画が不可欠ですので、しっかりとした戦略を持って臨むことが重要です。
株式会社キャンパスサポート
ピタリク運営事務局
