採用管理システムの比較15選！メリット・デメリット、選び方のポイントを解説！
目次
採用管理システムを導入することで、採用活動に関する様々な業務効率化が期待できます。しかしながら、採用管理システムで実現できることや費用対効果、またどのようにサービス選定すべきかわからず迷われている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、採用管理システムの概要や選び方、さらにはおすすめサービスについて解説していきます。採用管理システムの導入を検討されている方は、ぜひ最後までお読みください。
採用管理システムとは？
採用管理システムとは、企業が採用活動を効率的に行うためのソフトウェアやツールを指します。これらのシステムは、求人の作成から応募者の選考、内定者の管理に至るまで、採用プロセス全体を一元管理することが可能です。
採用管理システムを利用することで、企業は応募者の情報を整理し、選考の進捗を可視化することができます。また、複数の求人媒体への同時掲載や、応募者とのコミュニケーションの管理も容易になるため、採用担当者の負担を大幅に軽減することができます。
採用管理システムの機能・できること
採用管理システムは、企業の採用活動を効率化するためのツールであり、さまざまな機能を備えています。ここでは、採用管理システムの機能やできることについて解説していきます。
求人管理機能
求人管理機能は、採用管理システムの中でも特に重要な役割を果たします。この機能を利用することで、企業は求人情報を一元管理し、効率的に採用活動を進めることが可能になります。
具体的には、求人票の作成や掲載、応募状況の確認、応募者とのコミュニケーションなど、採用に関するさまざまな業務をサポートします。求人管理機能の主な利点は、情報の整理と可視化です。
複数の求人を同時に管理する際、各求人の進捗状況や応募者の情報を一目で把握できるため、迅速な意思決定が可能になります。また、求人情報を自動で更新する機能を持つシステムも多く、古い情報を手動で修正する手間を省くことができます。
さらに、求人管理機能は、採用活動の効果を測定するための分析ツールとも連携し、どの求人がどれだけの応募を集めているのか、どの媒体からの応募が多いのかといったデータを収集し、効果を可視化することが可能です。
これらの機能を活用することで、企業はより戦略的な採用活動を展開できるようになります。
応募者情報管理機能
応募者情報管理機能は、応募者の情報を一元管理し、採用プロセスをスムーズに進めるための基盤となります。具体的には、応募者の基本情報や履歴書、職務経歴書などの書類をデジタルで保存し、必要に応じて簡単にアクセスできるようにします。
応募者の情報を分析することで、応募者の傾向を把握することができ、母集団形成における改善点を見つけ出すことも可能です。
応募者情報管理機能は、採用管理システムの中でも特に注目すべき機能の一つと言えるでしょう。
選考管理機能
選考管理機能は、応募者の選考プロセスを一元管理し、効率的に進めるためのツールです。具体的には、応募者の書類選考、面接日程の調整、評価の記録など、選考に関するすべての情報を集約し、可視化することができます。
選考管理機能を活用することで、採用担当者は各応募者の進捗状況をリアルタイムで把握でき、選考の遅延を防ぐことが可能です。また、面接官が評価を行う際にも、過去の選考結果や応募者の情報を簡単に参照できるため、より客観的な判断ができるようになります。
さらに、選考管理機能はチーム内での情報共有を促進します。複数の面接官がいる場合でも、各自の評価やコメントをシステム上で確認できるため、選考に関するコミュニケーションが円滑になります。
これにより、採用の質を向上させるだけでなく、選考プロセス全体のスピードアップにも寄与します。このように、選考管理機能は採用活動の効率化と質の向上に大きく貢献するため、採用管理システムを選ぶ際には必ず確認しておきたいポイントの一つです。
内定者管理機能
内定者管理機能は、内定を出した候補者の情報を一元管理し、スムーズなコミュニケーションを促進するためのツールです。具体的には、内定者の個人情報や内定通知の送付状況、入社日やオリエンテーションの日程などを管理することができます。
内定者管理機能を活用することで、企業は内定者との関係を強化し、入社前の不安を軽減することが可能です。また、内定者に対して定期的に情報を提供することで、企業へのエンゲージメントを高め、入社意欲を維持することが期待できます。
さらに、内定者の進捗状況を把握することで、必要に応じたフォローアップを行うことができ、入社後のスムーズな立ち上がりをサポートします。
このように、内定者管理機能は採用活動の最終段階においても重要な役割を果たし、企業と内定者の良好な関係構築に寄与します。採用管理システムを選ぶ際には、この機能の充実度も重要なポイントとなるでしょう。
採用管理システム導入のメリット・デメリット
採用管理システムを導入することで、企業は採用活動を効率化し、より戦略的な人材確保が可能になります。しかし、導入にはメリットだけでなくデメリットも存在します。ここでは、採用管理システム導入のメリットとデメリットについて解説していきます。
採用管理システム導入のメリット
採用管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。
まず第一に、採用プロセスの効率化が挙げられます。従来の手作業での管理からデジタル化されることで、求人情報の掲載や応募者の情報整理が迅速に行えるようになります。
これにより、採用担当者はより多くの時間を戦略的な業務に充てることが可能になります。
次に、データの一元管理が実現します。採用管理システムでは、応募者の情報や選考状況を一つのプラットフォームで管理できるため、情報の漏れや重複を防ぎ、正確なデータに基づいた意思決定が行えます。応募者の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な対応が可能になります。
さらに、採用活動の可視化も大きなメリットです。システムを通じて、採用活動の各ステップを分析することができ、どのプロセスが効果的であるかを把握できます。これにより、次回の採用活動に向けた改善点を見つけやすくなり、より良い採用戦略を構築することができます。
最後に、応募者体験の向上も重要なポイントです。オンラインでの応募や進捗確認が可能になることで、応募者にとっても利便性が高まり、企業のイメージ向上にも寄与します。
これらのメリットを考慮すると、採用管理システムの導入は企業にとって非常に価値のある投資と言えるでしょう。
採用管理システム導入のデメリット
採用管理システムの導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。
まず、初期導入コストが高いことが挙げられます。特に中小企業にとっては、システムの購入や設定にかかる費用や作業が負担となる場合があります。また、システムを導入した後も、定期的なメンテナンスやアップデートに伴う追加コストが発生することも考慮しなければなりません。
次に、操作に慣れるまでの学習コストもデメリットの一つです。新しいシステムを導入する際には、社員がその使い方を習得する必要があります。特にITに不慣れなスタッフにとっては、操作方法を理解するまでに時間がかかることがあり、業務の効率が一時的に低下する可能性があります。
さらに、システムに依存しすぎることで、柔軟な対応が難しくなることも懸念されます。採用活動は状況に応じて変化するため、システムに頼りすぎると、迅速な意思決定ができなくなることがあります。
採用管理システムの選び方
採用管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。
ここでは、採用管理システムの選び方について解説していきます。
導入する用途で選ぶ
採用管理システムを選ぶ際には、まず自社の採用活動における具体的な用途を明確にすることが重要です。例えば、新卒採用を主に行う企業と、中途採用やアルバイト採用を重視する企業では、必要とする機能やシステムの使い方が異なります。
新卒採用を行う場合、求人票の作成や応募者の情報管理、選考プロセスの進捗管理が特に重要になり、これらの機能が充実しているシステムを選ぶことが求められます。一方で、中途採用やアルバイト採用を重視する企業では、応募者のスクリーニングや面接日程の調整、内定者のフォローアップなど、より多様な機能が必要となるでしょう。
また、企業の規模や業種によっても、求められる機能は異なります。例えば、大企業では多くの応募者を効率的に管理するための高度な分析機能が必要とされる一方、中小企業ではシンプルで使いやすいインターフェースが求められることが多いです。
このように、導入する用途に応じてシステムを選ぶことで、採用活動の効率化を図ることができます。
利用コストで選ぶ
採用管理システムを選ぶ際、利用コストは非常に重要な要素です。システムの導入には初期費用や月額料金が発生するため、予算に応じた選定が求められます。特に中小企業やスタートアップでは、限られた予算内で最大の効果を得ることが重要です。
まず、システムの価格帯を把握することが必要です。一般的に、機能が豊富なシステムほど高額になる傾向がありますが、必ずしも全ての機能が必要とは限りません。自社の採用プロセスに必要な機能を明確にし、それに見合ったコストのシステムを選ぶことが大切です。
また、利用コストには隠れた費用も考慮する必要があります。例えば、導入後のサポート費用や追加機能の利用料、データの移行費用などが挙げられます。これらの費用が後から発生すると、予算オーバーにつながる可能性があるため、事前に確認しておくことが重要です。
さらに、長期的な視点でコストを考えることも忘れてはいけません。初期投資が高くても、業務効率化によるコスト削減効果が大きければ、結果的にトータルコストが低くなる場合もあります。したがって、単に価格だけでなく、システムの導入による総合的なメリットを考慮して選ぶことが求められます。
サポートの充実度で選ぶ
採用管理システムを選ぶ際には、サポートの充実度も重要なポイントです。特に、システム導入後の運用においては、トラブルや疑問が生じることが避けられません。そのため、迅速かつ適切なサポートが受けられるかどうかは、システムの選定において大きな影響を与えます。
まず、サポートの形式について考慮する必要があります。電話やメールでのサポートが提供されているか、また、チャットサポートやFAQが充実しているかを確認しましょう。特に、リアルタイムでのサポートが可能なチャット機能は、急な問題が発生した際に非常に便利です。
次に、サポートの対応時間も重要です。平日のみのサポートではなく、土日や祝日にも対応しているか、また、24時間体制でサポートを行っているかどうかを確認することで、安心してシステムを利用することができます。
さらに、導入時のトレーニングやサポートも考慮に入れるべきです。システムの使い方に不安がある場合、導入時にしっかりとしたトレーニングが提供されるかどうかは、スムーズな運用に繋がります。特に新しいシステムに移行する際には、従業員が使いこなせるようになるためのサポートが不可欠です。
操作性で選ぶ
採用管理システムを選ぶ際には、操作性が非常に重要なポイントとなります。システムが使いやすいかどうかは、実際に利用する人々の業務効率に直結するためです。特に、採用活動は多くの関係者が関与するため、直感的に操作できるインターフェースが求められます。
まず、システムのユーザーインターフェース（UI）がシンプルであることが重要です。複雑な操作が必要なシステムは、導入後に利用が進まない原因となることがあります。特に、採用担当者や面接官が日常的に使用するため、直感的に理解できるデザインが求められます。
次に、カスタマイズ性も考慮すべき要素です。企業ごとに採用プロセスは異なるため、自社のニーズに合わせて柔軟に設定できるシステムが理想です。例えば、特定の選考フローや評価基準を簡単に変更できる機能があれば、よりスムーズに運用できます。
さらに、モバイル対応も重要なポイントです。外出先やリモートワーク中でもアクセスできることで、採用活動の効率が向上します。特に、面接官が移動中に応募者情報を確認したり、評価を入力したりできると、時間の有効活用が可能になります。
連携可能な媒体数で選ぶ
採用管理システムを選ぶ際には、連携可能な媒体数も重要なポイントの一つです。特に、求人情報を広く発信するためには、複数の求人サイトやSNSと連携できるシステムを選ぶことが求められます。
これにより、より多くの応募者にリーチでき、採用活動の効率が向上します。さらに、連携機能が充実しているシステムは、応募者の動向を分析するためのデータ収集も容易に行えるため、採用戦略の見直しや改善に役立ちます。
したがって、採用管理システムを選ぶ際には、どの媒体と連携できるのか、またその数がどれほど多いのかをしっかりと確認することが重要です。
新卒採用に活用しやすい採用管理システム
新卒採用は企業にとって重要な業務であり、優秀な人材を確保するためには効率的な採用管理が不可欠です。ここでは、新卒採用に活用しやすい採用管理システムをいくつかご紹介します。
i-web
i-webは、特に新卒採用に特化した採用管理システムです。2,100社以上(2024年12月時点)の企業様に導入されており、業界シェアトップのツールとして、BOXIL SaaS Award Winter 2024においてGood Serviceを6期連続で受賞しています。
i-webは、リクナビ・キャリタス就活といった採用プラットフォームとシームレスに連携できる点や、応募者と企業のOne to Oneコミュニケーションを実現できるマイページが特徴です。
参考: 採用担当者が選ぶ、No.1採用管理システム－i-web
アクセスオンライン(ACCESS ON LINE)
アクセスオンライン(ACCESS ON LINE)は、株式会社マイナビが運営する採用管理システムです。
採用フローに応じて自由にカスタマイズできるオールインワンの採用管理システムとして、多くの企業に導入されています。
最大の特徴は、説明会や面接の予約管理に加え、面接官の自動振り分けや合否フラグ入力などの全ての工程をオンライン化している点です。
また、Web面接ツールの「Face Hub」との連携により、オンライン面談の実施も簡単に行うことができ、場所や時間にとらわれない採用業務を推進します。
参考: 【公式】アクセスオンライン｜採用管理システムはマイナビのAOL
e2R PRO
e2R PROは、株式会社ワークス・ジャパンが運営する採用管理システムです。大手企業から中堅・中小企業まで累計300社以上の豊富な導入実績があります。
e2R PROは、新卒採用に特化した採用管理システムです。企業が新卒採用を効率的に行うための多彩な機能を提供しています。
応募者の情報を一元管理できるため、選考過程での情報の取り扱いがスムーズになります。さらに、e2R PROは、応募者とのコミュニケーションを円滑にするための機能も充実しています。
例えば、メール通知機能や面接日程の調整機能を活用することで、応募者との連絡が容易になり、選考の進行がスムーズになります。
MOCHICA
MOCHICAは、株式会社ネオキャリアが運営する採用管理システムです。業者や業界問わず800社以上の導入実績があります。
MOCHICAは、選考管理、権限管理、ダッシュボード、メール機能などの基本的な昨日が利用できるだけでなく、サポート体制や業務の運用代行まで対応しているため、自社で採用管理業務を行うリソースのない企業でも簡単に実装が可能です。
さらに、MOCHICAはLINEとの連携機能も備えており、企業の求人情報を広く拡散することができます。これにより、より多くの応募者にリーチできるため、採用活動の幅が広がります。
参考: LINEと連携した採用管理システム'MOCHICA(モチカ)
中途・アルバイト採用に活用しやすい採用管理システム
中途採用やアルバイト採用においては、迅速かつ効率的なプロセスが求められます。ここでは、中途・アルバイト採用に活用しやすい採用管理システムをいくつかご紹介します。
HITO-Manager
HITO-Managerは、パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が運営する採用管理システムです。大手企業から中小企業まで、400社以上の導入実績があります。
HITO-Managerでは、採用ブランディング強化のために、採用ページ作成を依頼することが可能です。また、専用のサポートデスクを設けているため、安心して採用管理業務に取り組むことが可能です。
このように、HITO-Managerは中途採用やアルバイト採用を行う企業にとって、非常に有用なツールとなるでしょう。特に、採用活動の透明性を高めたい企業や、応募者とのコミュニケーションを円滑にしたい企業におすすめです。
参考: <パーソル公式>アルバイト採用管理システムHITO-Manager(ヒトマネ)
採用係長
採用係長は、株式会社ネットオンが運営する採用管理システムであり、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
採用係長は、特に採用プロセスの効率化を図るために設計されており、求人情報の作成から応募者の選考、内定通知までの一連の流れをスムーズに管理することができます。主な特徴としては、直感的な操作性が挙げられます。
ユーザーインターフェースがシンプルで使いやすく、初めての方でも短時間で操作に慣れることができます。
また、応募者の情報を一元管理できるため、情報の検索やフィルタリングが容易で、選考の進捗状況をリアルタイムで把握することが可能です。さらに、採用係長は他のツールとの連携も充実しており、求人媒体やSNSとの連携がスムーズに行えます。これにより、より多くの応募者にアプローチできるため、採用活動の幅が広がります。
参考: 求人情報・求人広告掲載&採用マーケティングツール | 採用係長
HERP Hire
HERP Hireは、株式会社HERPが運営する、組織全体を巻き込んだ「スクラム採用」をサポートする採用管理システムです。中堅企業からベンチャー企業まで、1,500社以上の導入実績があります。
HERP Hireには、企業が求める人材を効率的に見つけ出すための機能が豊富に搭載されています。
まず、HERP Hireの大きな特徴は、直感的な操作性です。ユーザーインターフェースがシンプルで使いやすく、採用担当者がスムーズに業務を進められるよう設計されています。また、HERP Hireは応募者の情報を一元管理できるため、応募者の履歴や選考状況を簡単に把握することができます。
これにより、選考プロセスの透明性が向上し、迅速な意思決定が可能になります。
参考: HERP Hire ｜ デジタル人材採用を加速する採用管理システム(ATS)
新卒・中途両対応の採用管理システム
採用活動において、新卒採用と中途採用の両方を効率的に行うためには、両者に対応した採用管理システムの導入が不可欠です。ここでは、新卒・中途両対応の採用管理システムをいくつかご紹介します。
ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理は、株式会社DONUTSが運営するクラウド型の採用管理システムです。シリーズ累計25万社への導入実績があり、多くの企業に支持されています。
ジョブカン採用管理は、求人情報の作成から応募者の選考、内定者の管理まで、一連の採用プロセスを一元管理できる機能を提供しています。特に、中小企業から大企業まで幅広いニーズに対応できる柔軟性が特徴です。
また、メールやSlackでの通知機能や、求人媒体からの応募を自動で取り込む機能など、日々の業務を効率化する便利機能が搭載されている点も特徴です。
HITO-Linkリクルーティング
HITO-Linkリクルーティングは、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が運営する採用管理システムです。
HITO-Linkリクルーティングは、業界最大級の50媒体以上からの応募者データの自動取り込みが可能である点や、新卒採用、中途採用の一元管理により、圧倒的な効率化を実現できる点が魅力です。
さらに、他のツールやサービスとの連携が容易であり、例えば、求人媒体やSNSとの連携を通じて、より多くの候補者にアプローチすることができます。
参考: HITO-Linkリクルーティング│パーソルグループの採用管理システム
sonar ATS
sonar ATSは、株式会社カケハシ スカイソリューションズが運営する採用管理システムです。その機能の豊富さと使いやすさから、業界・規模を問わず1,600社以上の導入実績があります。
sonar ATSの最大の特徴は、応募者の情報を一元管理できる点です。これにより、採用担当者は応募者の履歴書や職務経歴書を簡単に確認でき、選考プロセスをスムーズに進めることが可能です。
また、sonar ATSは、選考の進捗状況を可視化するダッシュボード機能を備えており、採用活動の全体像を把握しやすくしています。これにより、どの段階で応募者が滞留しているのかを迅速に把握し、適切な対応を行うことができます。
参考: 採用管理システムsonar ATS｜新卒・中途すべてに対応
採用一括かんりくん
採用一括かんりくんは、HRクラウド株式会社が運営する、新卒・中途採用向けの採用管理システムです。
採用一括かんりくんの特徴としては、CUBIC適性検査と連携できる点や、LINEやZOOMなどのコミュニケーションツールとの連携ができる点が挙げられます。
また、内定者のフォローアップ機能も備えており、採用後のコミュニケーションを円滑にすることが可能です。
参考: 採用担当者の声を反映する採用管理システムの決定版 | 採用一括かんりくん
HRMOS(ハーモス)採用
HRMOS(ハーモス)採用は、株式会社ビズリーチが運営するクラウド型の採用管理システムです。HRMOS採用は、応募者の情報を一元管理し、選考プロセスをスムーズに進めるための機能が充実しています。
HRMOSの特徴として、ビズリーチだけではなく、マイナビ転職やリクナビNEXTなどの主要求人媒体との連携が可能である点が特徴となります。これにより、複数の媒体に求人を掲載する手間を省き、効率的な採用活動を実現します。
加えて、応募者の選考状況を可視化するダッシュボード機能も搭載されており、採用担当者はデータに基づいた意思決定を行いやすくなっています。
参考: 採用できる採用管理システム「HRMOS(ハーモス)採用」
タレントパレット
タレントパレットは、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが運営するツールです。
タレントパレットの最大の特徴は、応募者の情報を一元管理できる点です。これにより、採用担当者は応募者の履歴書や職務経歴書を簡単に確認でき、選考プロセスをスムーズに進めることができます。
また、タレントパレットは、求人情報の作成や公開も簡単に行えるため、企業のニーズに応じた柔軟な採用活動が可能です。
さらに、応募者とのコミュニケーション機能も充実しており、面接日程の調整やフィードバックの送信がスムーズに行えます。これにより、応募者に対するレスポンスが早くなり、企業の印象を向上させることができます。
全体として、タレントパレットは、採用管理を効率化し、より良い人材を獲得するための強力なパートナーとなるでしょう。
ジョブスイート
ジョブスイートは、株式会社ステラスが運営する採用管理システムです。1,000社以上の導入実績から得られた中途採用特有のノウハウをパッケージ化しており、変化する採用課題を解決してきた実績が強みとなります。
ジョブスイートの特徴として、直感的な操作性が挙げられます。ユーザーインターフェースがシンプルで、初めて利用する方でもスムーズに操作できるため、導入後の教育コストを抑えることが可能です。
また、応募者情報の管理機能が充実しており、応募者の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、選考プロセスの透明性が向上します。加えて、データ分析機能も搭載されており、採用活動の効果を数値で把握し、次回の戦略に活かすことができます。
クラウドハウス採用
クラウドハウス採用は、株式会社Techouseが運営するオウンドメディアリクルーティングのためのクラウドベースの採用管理システムです。
オウンドメディアリクルーティングは、自社採用サイト（オウンドメディア）を活用した採用手法であり、「訪問者数」「応募率」「採用率」を最適化するためのシステムです。AIが多数の採用マッチングデータから推測される最適な求人内容を導き出し、プロのコピーライター・編集スタッフが記事を確認することで、オウンドメディアの品質を担保できます。
また、Indeedや求人ボックスなどの求人メディアで上位表示を実現するための支援も行っており、効率的な集客を実現します。参考: クラウドハウス採用｜サイト制作から応募管理まで、クラウドひとつで解決。
まとめ
採用管理システムを導入することで、求人情報の管理や応募者の情報整理、選考プロセスの効率化が図れます。特に、応募者情報管理機能や選考管理機能は、採用活動のスムーズな進行に寄与します。
しかし、導入にあたってはコストやサポート体制、操作性なども考慮する必要があります。最終的には、自社の採用ニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。新卒採用、中途採用、アルバイト採用など、目的に応じたシステムを選ぶことで、採用活動の質を向上させることができるでしょう。
今後の採用活動において、採用管理システムがどのように役立つかを考えながら、最適な選択をしていきましょう。
株式会社キャンパスサポート
ピタリク運営事務局
