内定者研修の案内に最適な連絡方法とタイミング！連絡内容やポイントを解説

内定者研修は内定辞退や早期離職の防止、また、採用した人材の早期の活躍に欠かせない要素です。

内定者は、入社に向けて不安も抱えているため、研修内容の工夫ももちろんですが、内定者への連絡方法やタイミングも非常に重要です。

当記事では、内定者研修の連絡方法とタイミングについて解説します。連絡する際に案内をする内容やその際のポイントについても紹介するので、ぜひご覧ください。

内定者研修とは？

内定者研修とは、新卒採用において内定を受けた学生を対象に行われる研修プログラムです。この研修は、企業文化や業務内容を理解してもらうことを目的としており、内定者が入社前に必要な知識やスキルを身につけるための機会となります。

内定者研修を通じて、内定者は同僚や上司との関係を築くことができ、入社後のスムーズなスタートを切るための準備を整えることが可能です。

また、企業側にとっても内定者の適応力や意欲を確認する良い機会となり、今後の育成方針を考える上での貴重な情報を得ることができます。

内定者研修を行う時期と頻度

内定者研修を実施するときは、研修を行う時期や頻度は慎重に計画する必要があります。

一般的には10月以降から3月までの間に数回に分けて実施されることが多く、定期的に行うことにより、内定者は新しい環境にスムーズに適応できるようになります。

また、実施時期の検討にあたっては、学業との兼ね合いや卒業旅行等の卒業イベントも考慮することで、内定者の負担や不満を減らし、満足度を上げることが可能です。

内定者研修の主な連絡方法

内定者研修を円滑に進めるためには、内定者への連絡方法の選択も重要です。主な連絡方法としてはメール、電話、郵送の3つが挙げられるでしょう。

ここからは、内定者研修の主な連絡方法と詳細について解説するので、ぜひご覧ください。

メール

内定者研修の連絡方法の1つとして、メールは非常に有効的な手段です。メールはもっとも一般的な手段ですが、詳細な情報を文書として残すことができ、内定者がいつでも確認できる利点があります。

また、メールは迅速に送信できるため、必要な情報をタイムリーに伝えることもできるでしょう。特に研修の日程や場所、持ち物などの具体的な指示を明確に記載することで、内定者の不安を軽減し、研修への準備をスムーズに進めることができます。

電話

内定者研修の連絡をするなら、電話を利用するのも良いでしょう。電話を利用することで、直接的なコミュニケーションが可能となり、内定者の疑問や不安をその場で解消することができます。

また、声のトーンや表情を通じて、より温かみのある対応ができるため、内定者に安心感を与えられるでしょう。特に研修の重要なポイントや急な変更がある場合には、電話での連絡が効果的です。

郵送

郵送は特に重要な書類や資料を内定者に届ける際に有効です。例えば、研修の詳細なスケジュールや参加に必要な書類、さらには会社のパンフレットなどを同封することで、内定者に対してより具体的な情報を提供できるでしょう。

また、郵送の利点は物理的な形で情報を受け取ることで、内定者にとっての重要性を感じさせることができる点です。初めての研修に対する期待感を高めるためにも、郵送は効果的な手段と言えるでしょう。

内定者研修の連絡内容

ここからは、内定者研修の連絡内容について紹介します。内定者研修の連絡内容は、内定者が安心して研修に臨めるようにする、手助けになりますので、以降の内容を参考にしてみてください。

内定者研修の目的と意義

内定者研修の連絡を行うときは、内定者研修の目的と意義を伝えましょう。

内定者研修の主な目的は、内定者が企業文化や業務内容を理解し、スムーズに職場に適応できるようにすることです。連絡するときは必ず伝えておきましょう。

日程と場所の詳細

内定者研修の日程と場所は、内定者がスケジュールを調整しやすいように、研修の日程はできるだけ早めに通知しましょう。

また、研修が行われる場所についても、アクセス方法や周辺の施設情報を詳しく伝えることが大切です。特に初めて訪れる場所の場合、内定者が不安を感じないように配慮することが求められます。

服装や持ち物の指示

内定者研修に参加する際の服装や持ち物については、事前に明確に指示を出すことが重要です。服装に関しては、企業の文化や研修の内容に応じて、ビジネスカジュアルやスーツなど、適切なスタイルを指定しましょう。

また、持ち物については筆記用具やノート、必要に応じて資料や名刺入れなどを持参するように伝えることが大切です。

内定者研修の連絡タイミング

適切なタイミングでの連絡は内定者の不安を軽減し、研修への期待感を高めることにつながります。内定者が内定を受け入れた後、できるだけ早い段階で初回の連絡を行いましょう。

研修の1ヶ月前には具体的な日程や場所、持ち物についての案内を行い、1週間前には最終確認の連絡をすることで、内定者が安心して研修に臨むことができます。

このように、段階的かつタイムリーな連絡を心がければ、内定者との信頼関係を築くことができるでしょう。

内定者研修の連絡時のポイント

内定者研修の連絡を行う際には、いくつかの重要なポイントがあります。ここからは、内定者研修の連絡時のポイントについて解説しますので、内定者に連絡を行うときの参考にしてみてください。

明確で分かりやすい内容にする

内定者研修の連絡を行う際には、内容を明確で分かりやすくすることが非常に重要です。内定者は初めての研修に対して不安を抱えていることが多いため、具体的な情報を提供することで安心感を与えることができます。

例えば、研修の目的や意義を明確に伝えることで、内定者が研修に対する理解を深め、積極的に参加する意欲を高めることができるでしょう。

フォローアップを行う

内定者研修の連絡を行った後は、フォローアップを行いましょう。内定者が研修内容や日程について理解しているか確認することで、参加意欲を高めることができます。

また、内定者からの質問や不安を解消するための機会にも繋がるでしょう。フォローアップは、メールや電話などの手段を用いて行うことが一般的ですが、内定者の状況に応じて柔軟に対応することが求められます。

特に、研修日が近づくにつれて内定者の不安が増すことがあるため、定期的に連絡を取り、安心感を与えることが大切です。

参考：内定者フォローとは？学生の内定辞退を防ぐための具体的な手法を紹介！ - 即戦力RPO｜ベンチャー企業・スタートアップ 企業向けの採用代行(採用支援)サービス

連絡方法のデジタル化も検討

近年、デジタル化が進んでいるため、内定者研修の連絡方法も見直す必要があります。ここからは、連絡方法のデジタル化を行う手段について紹介するので、他の連絡方法を検討したい方はぜひ参考にしてみてください。

SNSを利用する

近年、SNS（ソーシャルネットワーキングサービス）は多くの人々にとって日常的なコミュニケーション手段となっています。内定者研修においても、SNSを活用することで内定者との連絡をよりスムーズに行うことができるでしょう。

例えば、FacebookやLINEのグループを作成することで、研修に関する情報をリアルタイムで共有できます。

また、SNSを通じて研修の進捗状況や変更点を迅速に伝えることができるため、内定者が不安を感じることなく研修に臨むことが可能です。

まとめ

内定者研修は、内定者にとっても企業にとっても大切なステップです。研修の内容や実施時期、連絡方法などをしっかりと計画し、内定者に対して適切な情報を提供することが求められます。

特に連絡内容やタイミングに注意を払い、内定者が安心して研修に臨めるようにサポートすることが重要になりますので、本記事を参考にしていただけますと幸いです。

参考： 25卒内定者アンケート調査～内定者フォローの”正解”とは～ | アルー株式会社