採用管理システムはエクセルで代用できる？管理方法やメリット・デメリットを解説

人材採用の進捗管理は、採用目標の達成に向けた計画や振り返りに非常に重要な要素です。しかし、多くの中小企業や新興企業にとって、採用管理システムの導入はコストや運用面でハードルが高いと感じているのではないでしょうか。

そこで注目を集めているのが、Microsoftの提供するエクセル()を活用した採用管理の方法です。当記事では、採用管理システムはエクセルで代用できるのかどうか解説します。

エクセルを利用した管理方法やメリットも紹介するので、ぜひご覧ください。

採用管理システムはエクセルで代用できる？

エクセルは多くの企業で普及しているツールであり、手軽に使えるため採用管理の代用として利用することが可能です。

しかし、エクセルでの管理にはメリットとデメリットがあるため、自社の採用活動にとって最適であるかどうかは考慮する必要があるでしょう。

採用管理をエクセルで行う方法

エクセルを活用した採用管理は、中小企業や新興企業にとって手軽で実用的な選択肢です。ここからは、採用管理をエクセルで行う方法について紹介するので、これらの方法を駆使して採用管理を行いましょう。

自身で採用管理シートを作成して管理する

エクセルを使って採用管理シートを自作すれば、企業の特性や採用プロセスに応じた柔軟な管理が可能です。まず、必要な項目を明確にして応募者の基本情報や選考ステータス、面接日程などを整理します。

シートには応募者の名前、連絡先、履歴書の提出日、面接の結果などを記入する列を設けると良いでしょう。また、条件付き書式を活用することで、選考状況を視覚的に把握しやすくすることもできます。

無料テンプレートを利用して管理する

エクセルを使った採用管理の方法として、無料テンプレートを活用するのも1つの手段です。インターネット上には、さまざまな採用管理用のエクセルテンプレートが公開されており、これらをダウンロードして利用すれば簡単に管理ができます。

テンプレートには、応募者の情報を整理するための項目や選考ステータスを管理するためのシートがあらかじめ用意されているため、ゼロから作成する必要がありません。

また、無料テンプレートを利用すれば、エクセルの操作に不安がある方でも比較的簡単に採用管理を始めることができます。

エクセルで採用管理するメリット

エクセルを利用した採用管理には、いくつかのメリットがあります。ここからは、エクセルで採用管理するメリットについて紹介するので、これらを参考にしてエクセルで採用管理するか決めましょう。

コストがかかりづらい

エクセルを利用した採用管理の最大のメリットは、コストがかかりづらいという点です。

採用管理システムを導入する際には、ライセンス料や初期投資が必要ですが、エクセルは既に多くの企業で利用されているソフトウェアであり、すでに導入されていれば追加の費用が発生しません。

これにより、経済的な負担を軽減しながら採用活動を行うことが可能になります。

自由にカスタマイズできる

エクセルを利用した採用管理の利点の1つは、自由度の高さです。企業のニーズや業務フローに応じて、シートのレイアウトや項目を自由に変更することができます。

例えば、応募者の情報を追加したり、選考プロセスに合わせたカスタムフィールドを作成したりすることで、実情に応じて採用管理を進めることができるでしょう。

グラフを作成できる

エクセルを利用した採用管理では、データを視覚的に表現するためのグラフを簡単に作成できます。応募者数や採用数の推移をグラフ化することで、採用活動の成果を一目で把握することが可能です。

これにより、どの時期に応募が多かったのか、または採用が進んだのかを分析しやすくなり、次回の採用戦略に活かすことができるでしょう。

応募数や採用数の分析が簡単

エクセルを利用することで、応募数や採用数の分析が非常に簡単になります。データを表形式で整理すれば、視覚的に状況を把握しやすくなるでしょう。

例えば、応募者の情報を一覧にまとめることで、どの求人に対して多くの応募があったのか、またどの時期に応募が集中しているのかを一目で確認できます。さらに、エクセルのグラフ機能を活用すれば、応募数や採用数の推移を視覚的に表現することも可能です。

エクセルで採用管理するデメリット

エクセルを利用した採用管理にはいくつかのデメリットがあります。ここからは、エクセルで採用管理をするデメリットについて紹介するので、エクセルで採用管理を行う前に確認してみてください。

複数人で同時編集が難しい

エクセルを利用した採用管理のデメリットの1つは、複数人で同時に編集することが難しいという点です。Microsoft365の導入をしている場合を除き、エクセルファイルは基本的に一人のユーザーが編集している間、他のユーザーはそのファイルを開くことができても、同時に変更を加えることができません。

そのため、チームメンバーが同時に情報を更新したい場合、ファイルのバージョン管理や更新のタイミングに関する混乱が生じる可能性があります。

PCの動作が重くなりやすい

エクセルを利用した採用管理は手軽に始められる一方で、PCの動作が重くなりやすいというデメリットがあります。

特に大量のデータを扱う場合や複雑な計算を行う際には、エクセルが処理に時間を要することがあります。また、エクセルファイルが大きくなると、保存や読み込みに時間がかかり、業務の効率が低下することも考えられるでしょう。

管理効率が悪い

採用活動が進むにつれて応募者の情報や進捗状況が増えてくると、エクセルシートが複雑になり、情報の整理が難しくなります。これにより、必要なデータを迅速に見つけることができず、時間がかかってしまう可能性が高いです。

また、エクセルでは手動でのデータ入力が必要なため、情報の更新や管理が煩雑になり結果として業務の効率が低下することもあるでしょう。

更新漏れや入力ミスのリスクがある

エクセルを利用した採用管理には、更新漏れや入力ミスといったリスクが伴います。複数の担当者が同じシートを使用する場合、情報の更新が行われていないことや、誤ったデータが入力されることも少なくありません。

これによって、採用プロセスにおいて重要な情報が欠落したり、誤った判断を下す原因となることがあります。

効率的に管理するなら採用管理システムを利用

採用管理を効率的に行うためには、専用の採用管理システムを利用することが非常に効果的です。エクセルを使った管理方法も一定のメリットがありますが、採用管理システムにはそれを上回る利点が多く存在します。

例えば、採用管理システムは複数のユーザーが同時にアクセスできるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。また、データの自動分析機能により応募者の傾向や採用状況をリアルタイムで把握することが可能です。

採用管理システムの特徴

採用管理システムは、企業が効率的に人材を採用するための強力なツールです。ここからは、採用管理システムの特徴について紹介するので、採用管理システムの利用を検討している方は、ぜひご覧ください。

最新情報を共有できる

採用管理システムの特徴の1つは、最新情報をリアルタイムで共有できるという点です。採用チーム全体が同じ情報を基に行動できるため、コミュニケーションの効率が向上するでしょう。

例えば、応募者の進捗状況や面接日程、評価結果などを即座に更新し関係者がアクセスできる環境を整えることで、情報の伝達ミスを防ぐことができます。

採用活動においては迅速な意思決定が求められるため、企業にとって大きなメリットになるでしょう。

自動でデータ分析できる

採用管理システムを利用すれば、自動でデータ分析が可能です。エクセルを使用した場合、データの集計や分析は手動で行う必要があり、時間と労力がかかります。

しかし、専用の採用管理システムを導入することで、応募者の情報や採用状況をリアルタイムで分析し、視覚的に把握することが可能になるでしょう。

これにより採用活動の効果を迅速に評価しつつ、必要な改善策を講じることができるため、より戦略的な採用が実現します。

ヒューマンエラーを防げる

採用管理システムを利用することで、ヒューマンエラーを防ぐことにも繋がるでしょう。エクセルでの管理では、手動でのデータ入力や更新が必要なため、どうしても入力ミスや更新漏れが発生しやすくなります。

しかし、採用管理システムではデータの自動入力や一元管理が可能であり、これにより人為的なミスを大幅に減少させることが可能です。

さらに、採用管理システムは応募者の情報を一元的に管理するため、情報の重複や誤った情報の登録を防ぐことができます

採用のミスマッチを減らせる

採用管理システムを利用することで、企業は求める人材像を明確にし、それに基づいた選考プロセスを構築することが可能です。

これによって、応募者のスキルや経験が企業のニーズと合致しているかをより正確に判断できるようになるでしょう。特にシステムを通じて応募者の情報を一元管理することで、過去の採用データや評価基準を参照しやすくなり、選考の透明性が向上します。

これらの要素が組み合わさることで、採用のミスマッチを減らし、より適切な人材の確保が可能です。

メッセージの送り漏れを減らせる

採用管理システムを利用すれば、メッセージの送り漏れを大幅に減少させることができます。複数の候補者と同時にコミュニケーションを取る必要がある場合、手動での管理では重要なメッセージを見逃してしまうリスクが高まります。

しかし、採用管理システムでは候補者ごとの進捗状況や連絡履歴を一元管理できるため、必要なタイミングで適切なメッセージを送信できるでしょう。

また、システムによっては自動リマインダー機能が搭載されているものもあり、面接日程の確認やフォローアップのメッセージを自動で送信することが可能です。

まとめ

採用管理システムをエクセルで代用することは可能ですが、その利点と欠点をしっかりと理解することが重要です。

エクセルを利用することでコストを抑えたり、自由にカスタマイズしたりすることができる一方で、管理効率が悪くなるリスクも存在します。

特に応募数や採用数の分析を行う際には、エクセルの限界を感じることがあるかもしれません。最終的には、企業の規模やニーズに応じて、エクセルと専用の採用管理システムのどちらが適しているかを慎重に検討することが求められます。

参考： ビズらく 採用業務をラクに!? 時間とコストのムダを削減する3つの方法とおすすめツールを解説【採用担当者必見】