採用管理システムとは？種類やメリット、導入手順を徹底解説

採用管理システムは、企業の採用プロセスを効率化するためのツールです。応募者情報の一元管理、面接スケジュールの調整、選考状況の追跡など、採用業務全般にわたる機能を提供します。

この記事では、採用管理システムの種類や導入するメリット、効果的な導入手順について徹底解説します。採用管理システムの導入を検討している方はぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）とは、企業が採用活動を効率的に行うために設計されたソフトウェアのことです。ATSは「Applicant Tracking System」の略で、応募者の情報を一元管理し、選考プロセスをスムーズに進めるための機能を提供しています。

具体的には、求人情報の掲載、応募者の履歴書や職務経歴書の管理、面接日程の調整、選考状況の管理など、採用業務全般に関わる機能を備えていることが一般的です。

採用管理システムを導入することで、企業は採用活動にかかる時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、応募者とのコミュニケーションを円滑にすることや、より良い人材を見つけるためのサポートを受けることができます。

特に、応募者数が多い企業や、複数の選考ステップを持つ企業にとっては、ATSは欠かせないツールとなっています。

参考： ATS（採用管理システム）とは？おすすめ12選と選び方を解説 |トラログ

採用管理システムの機能

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を支援するために設計された多様な機能を備えています。これらを活用することで採用プロセスを効率化させ、スムーズな採用が可能になります。各機能の詳細については、次の項目で詳しく解説します。

求人管理機能

求人管理機能は、採用管理システムの中でも特に重要な役割を果たします。この機能を利用することで、企業は求人情報を一元的に管理し、必要な情報を迅速に更新することが可能です。

具体的には、求人票の作成や掲載、応募条件の設定、募集状況の確認などの機能が含まれます。また、求人管理機能は複数の求人を同時に扱うことができるため、企業のニーズに応じて柔軟に調整が可能です。

求人管理機能により、採用活動の効率が向上し、応募者に対してもスムーズな情報提供が実現します。さらに、求人情報の分析機能を活用することで、どの求人が効果的であったかを把握し、次回の採用活動に活かすことができるのも大きなメリットです。

応募者情報管理機能

応募者情報管理機能は、応募者の履歴書や職務経歴書、面接結果などのデータをデジタル化し、簡単にアクセスできるように管理する機能です。企業は応募者の情報を一元的に管理することができ、効率的に採用関係者に求職者の情報を共有することが可能になります。

また、採用活動では個人情報を多く扱うため、セキュリティ体制が整った採用管理システムにデータを保管することで、安全に求職者情報を扱うことが可能です。

このように応募者情報管理機能は、採用活動の効率的な情報共有だけでなく、個人情報の安全な管理にも繋がり、ガバナンスの向上に寄与します。

選考管理機能

選考管理機能は、応募者の選考状況を一元的に把握し、進捗を管理することを可能にします。具体的には、面接の日程調整や評価の記録、合否の通知など、選考に関するすべてのプロセスを効率化できます。また、選考管理機能はチーム内での情報共有を促進し、複数の担当者が同時に応募者の状況を確認できるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。

これにより選考の透明性が高まり、応募者に対しても迅速かつ適切な対応ができるようになるでしょう。選考管理機能を活用することによって、企業はより良い人材を見極めるための時間を短縮し、採用活動全体の効率を向上させることができます。

内定者管理機能

内定者管理機能は、内定を出した候補者の情報を一元管理し、スムーズなコミュニケーションを促進します。具体的には、内定者の連絡先情報や内定通知の送付状況、入社日やオリエンテーションの日程などを管理することが可能です。また、内定者とのやり取りを記録することで、企業は内定者の不安を軽減し、入社意欲を高めるためのサポートを行うこともできるでしょう。

売り手市場により、内定辞退の増加に悩まされる人事の方は多いですが、内定者管理機能をうまく活用することで、内定者との関係構築や内定辞退率の低下が期待できます。

採用管理システムが注目される背景

近年、企業の採用活動はますます競争が激化しています。特に優秀な人材を確保することは企業の成長に直結するため、効率的な採用プロセスが求められていますが、適切なプロセスを踏めている企業は多くありません。

従来の手法では応募者の情報管理や選考状況の把握に多くの時間と労力がかかり、選考の案内のタイミングが遅れたことによる機会損失や、採用担当者の業務負担の増加などの問題が発生しています。

採用管理システム（ATS）は、これらの課題を解決するためのツールとして注目されるようになりました。

現在はリモートワークの普及やデジタル化の進展により、採用活動もオンラインで行われることが増えています。このような環境下では、応募者とのコミュニケーションや選考プロセスの管理を効率化する必要があり、採用管理システム（ATS）の導入がとても重要です。

採用に悩む企業は採用管理システムを活用すれば、迅速かつ効果的な採用活動を実現し、競争力を高めることができるでしょう。

採用管理システム導入前の作業工数

採用管理システムを導入する前には、いくつかの作業が必要です。まず、現在の採用プロセスを詳細に分析し、どの部分が非効率であるかを把握しなければいけません。

この分析によって、システム導入の目的や必要な機能を明確にすることができます。また、応募者情報や選考状況を整理し、データの一元化を図るための準備も必要になるでしょう。

さらに関係者とのコミュニケーションを通じて、導入に対する理解を深めることも欠かせません。これらの作業は手間がかかるため省略してしまいがちですが、しっかりとした準備を行うことで、導入後スムーズにシステムを扱うことができます。

採用管理システム導入後の作業工数

採用管理システム（ATS）を導入することで、企業の採用プロセスにおける作業工数は大幅に削減されます。具体的には応募者情報の整理や面接日程の調整、選考状況の更新など、これまで手作業で行っていた業務が自動化されるため、担当者の負担が軽減できるでしょう。

さらに、選考プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングでのフォローアップが可能です。最終的には選考のスピードが向上し、優秀な人材を逃すリスクも減少します。

採用活動全体の効率が向上すれば、企業はより戦略的に人材を確保することができるようになるでしょう。

採用管理システムの種類

採用管理システム（ATS）は、主にクラウド型とオンプレミス型の2つに分類されます。クラウド型は、インターネットを通じてアクセスできるため、導入や運用が比較的容易で、コストも抑えられるのが特徴です

一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして運用するため、セキュリティ面での安心感がありますが、初期投資が高くなる傾向があります。それぞれの特性を理解し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

クラウド型

クラウド型の採用管理システムは、インターネットを通じて提供されるサービスであり、企業は自社のサーバーにシステムを設置する必要がありません。

これにより初期投資を抑えた導入が容易です。また、データはクラウド上に保存されるので、どこからでもアクセスでき、リモートワークにも対応しています。

さらに、システムのアップデートやメンテナンスは提供企業が行うため、企業側の負担が軽減されるというメリットもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型の採用管理システムは、企業のサーバーに直接インストールして使用するタイプのシステムです。この方式の最大の特徴は、データが企業内に保管されるため、セキュリティ面での安心感があることでしょう。

カスタマイズ性が高く、企業の特定のニーズに応じた機能を追加することが可能です。しかし、導入には初期投資が大きく、システムのメンテナンスやアップデートも自社で行う必要があるので、想定していたよりも手間がかかる可能性がある点には注意してください。

オンプレミス型はシステムの知識やエンジニアのリソースが求められるため、特に大規模な企業に向いていると言えるでしょう。

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。うまく利用すれば、企業は競争力を向上させることができるので、メリットを把握したうえでシステムを扱いましょう。

採用活動を効率化できる

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を大幅に効率化するための強力なツールです。まず、応募者情報を一元管理することで、各応募者の履歴や選考状況を簡単に把握できるようになります。

これにより、情報の検索や整理にかかる時間を大幅に短縮し、採用担当者はより戦略的な業務に集中できるでしょう。さらに、面接スケジュールの調整や選考結果の共有もスムーズに行えるため、チーム全体のコミュニケーションが向上します。

採用プロセスの各ステップが迅速に進行し、優秀な人材を逃すリスクを減少させることができれば、結果として採用活動全体の効率の向上も見込めるでしょう。

人為的ミスを防止できる

採用管理システムを導入することで、人為的ミスを大幅に減少させることが可能です。従来の手作業による応募者情報の管理や選考状況の追跡では、データの入力ミスや情報の取りこぼしが発生しやすいというデメリットがありました。

しかし、採用管理システム(ATS)を利用することで応募者情報は一元管理され、リアルタイムでの更新によって情報の正確性が向上します。また、面接日程の調整や選考結果の通知も自動化されるため、人的エラーが発生する余地が少なくなるでしょう。

採用コストを削減できる

採用管理システムを導入することで、企業は採用コストを大幅に削減することが可能です。従来の採用プロセスでは、面接や選考にかかる時間と人件費が発生していました。

しかし、採用管理システム(ATS)を活用した場合はこれらのコストを効率的に管理し、無駄を省くことができます。例えば、応募者情報を一元管理することで、重複した作業を減らし、選考プロセスをスムーズに進めることができるでしょう。

また面接スケジュールの調整や連絡業務を自動化すれば、人的リソースを節約しつつ、採用にかかる総コストを削減することができます。

情報の見える化が可能

採用管理システムを導入すれば、企業は採用活動に関する情報を一元的に管理し、可視化することが可能です。これにより応募者の進捗状況や選考結果をリアルタイムで把握できるため、意思決定が迅速に行えるようになります。

また、データの分析が容易になるので、過去の採用活動の成果を振り返り、次回の戦略に活かすこともできるでしょう。

情報の見える化は採用活動の透明性を高め、関係者間のコミュニケーションを円滑にする効果も期待できます。

採用管理システムを導入するデメリット

採用管理システムの導入には多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットが存在するのも事実です。システムを有効的に利用するためには、あらかじめデメリットを理解したうえでの運用が求められます。

ランニングコストが発生する

採用管理システムを導入する際には、初期投資だけでなく、ランニングコストも考慮する必要があります。ランニングコストとは、システムの運用に伴って定期的に発生する月額または年額の利用料金やサポートサービスの費用、システムのアップデートやメンテナンスにかかる費用などのことです。これらのコストは、システムの種類や提供企業によって異なるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。また、ランニングコストが企業の予算に与える影響を考慮し、長期的な視点でのコスト対効果を評価することも必要です。

採用管理システムを選ぶ際には、単に初期費用だけでなく、運用にかかる費用を含め総合的に判断してください。

システム操作を覚える必要がある

採用管理システムを導入する際のデメリットの一つとして、システム操作を覚える必要がある点が挙げられます。新しいツールを使いこなすためには、従業員がその操作方法を習得する必要があり、学習コストがかかるのが一般的です。そのため、導入前に十分なシミュレーションを行うようにしましょう。多くの採用管理システム提供企業は、導入時にトレーニングプログラムを提供していますが、利用前に実際の業務に即したシミュレーションや操作マニュアルの整備も必要です。

従業員がスムーズにシステムを利用できるようにすることで、導入効果を最大限に引き出すことが可能になります。

現行システムと相性が悪い可能性がある

採用管理システムを導入する際には、既存のシステムとの相性も重要なポイントです。特に、企業がすでに使用している人事管理システムや給与計算ソフトウェアとの連携がスムーズでない場合、データの移行や情報の共有に手間がかかることがあります。

このような相性の問題は、導入後の運用に影響を及ぼし、結果的に業務効率を低下させる要因となってしまうでしょう。また、相性が悪いシステムを選んでしまうと必要な機能が十分に活用できず、導入の目的が達成できない可能性もあります。そのため、採用管理システムを選定する際には、現行システムとの互換性を事前に確認し、必要に応じてカスタマイズや追加機能の検討を行うことが重要です。

不具合やメンテナンスの発生

採用管理システムを導入すると、不具合やメンテナンスの手間が発生する可能性があります。

不具合の内容によっては企業の信頼性が損なわれることも考えられるでしょう。

システムが正常に稼働しない場合、採用プロセスに大きな影響を及ぼすので、事前にメンテナンススケジュールを把握し、影響を最小限に抑える対策を用意しておくことが重要です。

システムの選定時には、提供企業のサポート体制やメンテナンスの頻度についても確認してみてください。

採用管理システム導入に向いている企業

採用管理システムは導入に向いている企業と向いていない企業が存在します。以下、導入をおすすめする企業の特徴をまとめましたので、参考に検討してみてください。

応募数が多い

大量の応募者情報を手作業で管理するには限界があるので、応募数が多い企業は、応募者の選考状況や面接日程を一元管理できる採用管理システムと相性が良いです。

また、応募者のデータを分析することで、より良い人材を見極める手助けにもなります。これにより、採用活動の質を向上させることができるでしょう。

関係者が多く、採用状況の把握と共有に手間がかかっている

採用活動は人事部だけにとどまらず、複数の部署や組織全体で連携をして取り組むケースも多いため、組織全体で採用状況が把握できる情報共有が求められています。

しかし、従来の方法では応募者情報や選考状況を手動で管理するため、情報の分散や更新の遅れが生じやすくなります。

そこで、採用管理システムを導入し、効率的に情報共有をすることで、関係者が採用状況を把握しやすくなり、必要な支援や連携がスムーズに進められるようになります。

採用管理システム導入前に確認すること

採用管理システムを導入する際には、いくつかの重要なポイントを事前に確認する必要があります。これから紹介する要素をしっかりと検討することで、より効果的なシステム導入が可能になるでしょう。

導入目的を明確にする

採用管理システムを導入する際には、まずその目的を明確にすることが重要です。企業によって採用活動の課題は異なるため、何を解決したいのかを具体的に考える必要があります。

例えば、応募者数が増加している企業では、応募者情報の管理や選考プロセスの効率化が求められるでしょう。一方で、採用コストの削減を目指す企業では、無駄なプロセスを見直すことが重要視されます。目的を明確にすることで、システム選定の際に必要な機能やサービスを絞り込むことができ、導入後の効果を最大限に引き出せるでしょう。また、導入目的が明確であれば、社内の関係者を巻き込みやすく、導入プロジェクトを円滑に進めることにもつながります。

提供企業のサポート体制

採用管理システムを導入するときは、提供企業のサポート体制は非常に重要な要素です。システムの導入後に発生する可能性のあるトラブルや、疑問に迅速に対応できるサポートが整っているかどうかは、企業の採用活動のスムーズさに直結します。

導入時のトレーニングや日常的な問い合わせに対するサポート、システムのアップデートに関する情報提供があるかどうかは確認しておきましょう。

これらのサポートが充実している企業を選ぶことで、採用管理システムの効果を最大限に引き出すことができます。

システムの使いやすさ

採用管理システムを導入するときは、システムの使いやすさにも注目しましょう。ユーザーインターフェースが直感的であれば、採用担当者や面接官がスムーズに操作でき、業務の効率化が図れます。

また、使いやすいシステムは導入後のトレーニング時間を短縮し、早期に業務に慣れることが可能です。簡単に情報を入力・管理できれば応募者への対応が迅速になり、良好な印象を与えることができるので、採用管理システムを選ぶ際には操作性やユーザーエクスペリエンスを重視しましょう。

採用サービスとの連携状況

求人媒体等の採用サービスとの連携状況も重要なポイントです。

求人広告を掲載するためのプラットフォームや履歴書の自動解析を行うツール、さらには面接日程の調整を行うカレンダーサービスなど、さまざまな外部サービスと連携することで、採用プロセス全体をさらに効率化できます。連携がスムーズに行えるシステムを選べば、情報の一元管理が可能になり、データの重複入力や手作業によるミスを減少させることができるでしょう。

また、各サービス間でのデータの流れが円滑になることで、採用活動の進捗状況をリアルタイムで把握しやすくなります。これによって採用担当者はより戦略的な判断を下すことができ、優秀な人材を逃すリスクを軽減することができるでしょう。

採用管理システムの導入手順

採用管理システムの導入手順は、いくつかのステップに分けられます。次の項目で解説するステップを理解しておくことで、採用管理システムのスムーズな導入が可能です。

導入時に無駄な混乱を招かないためにも、あらかじめ導入手順を把握しておきましょう。

必要機能を洗い出す

まずは、自社の採用プロセスに必要な機能を明確に洗い出すことが重要です。これによりシステム選定の際に、自社のニーズに合った最適なソリューションを見つけることができます。

求人管理機能、応募者情報管理機能、選考管理機能、内定者管理機能など、各機能がどのように採用活動をサポートするかを検討するようにしてください。

また、将来的な拡張性や他のシステムとの連携も考慮に入れることで、より効果的な導入が可能となります。自社の採用戦略に合った機能を明確にすれば、導入後の運用がスムーズに進むでしょう。

1.ATS提供企業に提案依頼
2.提案書の比較と選定
3.契約締結
4.カスタマイズ設計

ATS提供企業に提案依頼

必要機能を洗い出したら、複数のATS提供企業に提案を依頼しましょう。これにより、各企業のシステムの特徴や機能、価格帯を比較することができ、自社に最適なシステムを選定するための基礎を築くことができます。

提案依頼の際には、具体的な要件や希望する機能を明確に伝えておけば、提供企業は自社のニーズに合った提案を行いやすくなるでしょう。

また、サポート体制や導入後のフォローアップについても確認し、長期的な視点での選定を心掛けておくことが大切です。

提案書の比較と選定

提案書の比較と選定は、採用管理システム導入の重要なステップです。複数のATS提供企業から提案を受け取った後は、それぞれの提案内容を慎重に比較しましょう。

自社のニーズに合った機能が含まれているか、コストパフォーマンスがどうかなど、長期的な運用を見据えた選定が求められます。また、提供企業のサポート体制や導入後のフォローアップも比較のポイントです。

これらの要素を総合的に評価し、自社に最適な採用管理システムを選定しましょう。

契約締結

契約締結は選定した採用管理システム(ATS)提供企業との契約内容を確認し、合意に至るまでのプロセスを指します。契約書にはシステムの利用条件、料金体系、サポート内容、導入スケジュールなどが明記されているため、細部までしっかりと確認しましょう。また、契約締結前には、提供企業とのコミュニケーションを通じて不明点や懸念事項を解消しておくことも大切です。これにより、導入後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用を実現することができます。

カスタマイズ設計

採用管理システム導入の最後のステップはカスタマイズ設計です。企業の採用プロセスはそれぞれ異なるため、システムを自社のニーズに合わせて調整することで、より効果的に活用することができます。

カスタマイズ設計の段階では必要な機能の追加や、ユーザーインターフェースの変更、レポート機能のカスタマイズなどを検討しましょう。自社の採用フローを明確にし、どの部分を改善したいのかを洗い出すことが重要です。その後、ATS提供企業と密に連携し、具体的な要望を伝えることで、より使いやすいシステムを構築することが可能になります。

無料で使える採用管理システム

採用管理システムには、コストを抑えながら利用できる無料プランを提供しているものもあります。コストをかけずに利用できるため、初めて採用管理システムを導入する企業にとって非常に魅力的です。

次の項目では無料で使える採用管理システムを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

Hirehub

Hirehubは、企業が採用活動を効率化するために設計された無料の採用管理システムです。

シンプルなインターフェースを持ち、求人情報の掲載から応募者の管理、選考プロセスの追跡までを一元的に行うことができます。中小企業やスタートアップであれば、コストを抑えつつも効果的な採用活動を実現できるでしょう。また、Hirehubはクラウドベースのシステムであるため、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。これにより、リモートワークが普及する現代においても、チーム全体での情報共有がスムーズに行えます。

参照：Hirehub

Airワーク採用管理

Airワーク採用管理は、企業の採用活動を支援するために設計されたクラウド型の採用管理システムです。シンプルなインターフェースと直感的な操作性を兼ね備えており、特に中小企業にとって使いやすいツールとして人気があります。

Airワーク採用管理で応募者の情報を一元管理し、選考プロセスを効率化することで、採用担当者の負担を軽減できるでしょう。また、Airワーク採用管理は無料プランも提供しており、初めて採用管理システムを導入する企業にとっても試しやすい選択肢となっています。

参照：Airワーク採用管理

まとめ

採用管理システムは企業の採用活動を効率化し、応募者情報の一元管理や選考状況の追跡を可能にする重要なツールです。導入することで採用プロセスの透明性を向上させ、人為的ミスの削減や採用コストの削減が期待できるでしょう。

採用管理システムの導入にあたっては、目的を明確にし、適切なシステムを選定することが成功の鍵となります。これらのポイントを押さえ、効果的な採用管理システムの活用を目指してみてください。

参考：中小企業の中途採用成功戦略：難しい理由と転職者が知るべきポイントを徹底解説 - xhours

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【参考】無料で使えるおすすめ採用管理システム（ATS)8選｜選定ポイントも徹底解説！｜デジタル化の窓口