人員計画とは？策定する手順やメリット、運用のポイントを解説

厳しい競争環境で企業が持続的に成長するためには、戦略的な人員計画が不可欠です。しかし、人員計画をどうやって立てればいいのか、運用するときに何を意識すればいいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

当記事では、人員計画の概要と作成する手順、運用のポイントについて紹介します。人員計画を立てるメリットなどの基本的な知識も解説するので、ぜひご覧ください。

人員計画とは

人員計画とは、企業が目標を達成するために必要な人材の数や配置を記した計画のことです。人事部門が立案することが一般的ですが、経営戦略に関わる要素であるため、経営部門と連携して作成することもあります。

また、人員計画は企業の成長戦略に応じて見直されるべきものであり、効果的な人員配置を実現するための基盤となります。人員計画を適切に行うことで、企業は競争力を高め、持続的な成長を促進することが可能になるでしょう。

要員計画や採用計画との違い

人員計画と似た意味を持つ言葉に「要員計画」と「採用計画」があります。ここからは、要員計画や採用計画との違いについて解説します。

要員計画とは

要員計画は、企業が目標を達成するために必要な人員目標を計画したもののことです。一見すると人員計画と変わらないように感じますが、要員計画は特定部署に何人の人材が必要なのかという、マクロな視点を重視します。

そして、要員計画をもとに人件費を加味して最終的に必要な人材の数、所属部署を考慮した人員計画を策定します。

要員計画と人員計画は会社ごとに、同義として扱っている場合や定義が異なる場合もあるため社内での定義を確認してみましょう。

採用計画とは

採用計画は、どのような人材をいつ、どのように採用するかを明確にした計画のことを指します。採用手法や採用スケジュールまで設定するため、人員計画や要員計画よりも具体性が高くなります。

そのため、各計画は「要員計画、人員計画、採用計画」という順番になるでしょう。

人員計画を立てるメリット

ここからは、人員計画を立てるメリットについて紹介します。

経営計画に適した人材を確保できる

人員計画を立てる最大のメリットは、経営計画に適した人材を確保できるという点でしょう。企業が効率的に成長していくには、戦略に基づいた人材の配置が不可欠です。

人員計画を通じて、企業のビジョンや目標に合致したスキルや経験を持つ人材を特定し、採用や育成の方針を明確にすることができます。

適切な人員計画を立てることができれば、企業の持続的な成長を支える基盤を形成できるでしょう。

状況に応じた人員配置・移動が可能

人員計画を適切に策定すれば、企業は状況に応じた柔軟な人員配置や移動を実現できます。市場環境や業務の変化によって必要なスキルや人数が変わるため、柔軟な人材配置が行えることは大きなメリットと言えるでしょう。

例えば、新たなプロジェクトが始まる際には、そのプロジェクトに必要な専門知識を持つ人材を迅速に配置することが求められます。また、業務の繁忙期や閑散期に応じて適切な人員の移動を行うことで、効率的な業務運営が可能になります。

自社課題を明確にできる

人員計画を立てれば、自社が抱える課題を明確にすることができるでしょう。具体的には、現在の人員や配置を分析することで、どの分野に人材が不足しているのか、または過剰であるのかを把握できます。

また、新たなプロジェクトに取り組む際に、どのようなスキルを持った人材が必要かを見極め、適切な人材を迅速に確保することができます。

人員計画を立てる手順

ここからは、人員計画を立てる手順について解説します。具体的には以下の3ステップで進めていきます。

要員調査で必要な人材を明確化

人員計画を効果的に進めるためには、まず要員調査を行い、必要な人材を明確にすることが重要です。要員調査では、現在の組織の状況や将来的なビジョンに基づいて、どのようなスキルや経験を持った人材が必要かを洗い出します。

これにより、採用活動や人材育成の方向性が定まり、戦略的な人員計画の基盤が築かれます。

要員計画を策定

必要な人材が明確になったら現在の人員状況を分析し、どのような人材が不足しているのか、または過剰であるのかを見極めます。この分析を基に必要な人材の要件を定義して、要員計画の策定をしましょう。

人員計画を策定

最後に人員計画を策定しましょう。人員計画を立てるときは現在の社員数や退職者数、新規採用数などをまとめておくと、客観的に人員数を把握しやすくなります。

また、人員計画は特定の部門だけの判断だけで策定せず、各部署の意見を取り入れておくとミスマッチを防ぎやすいです。

後述する「人員計画のテンプレート」では、企業の部門に応じて自由にカスタマイズできるテンプレートを紹介しているので、ぜひご覧ください。

要員調査を行う2つの方法

要員調査を行う方法には、主に「ボトムアップ方式」と「トップダウン方式」の2つがあります。

ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、企業の各部署にいる社員から順に意見や提案受け、業務量に応じて全体の要員数を算出する方法のことです。

例えば、経営企画部の特定の役職に就く人はどれくらい必要なのかをヒアリングし、得られた意見をもとに要員数を算出します。

部から事業所、事業所から企業全体へと必要な人員数を積み上げていくのが特徴です。

トップダウン方式

トップダウン方式は、経営計画や人件費に割ける予算などをもとに全体の要員数を算出する方法のことです。

トップダウン方式は企業の実情に見合った要員数を算出できる一方で、各部署の社員の声が反映されないので、社員とのギャップが生まれやすい点には注意が必要です。

ただ、ボトムアップ方式だけで算出しても経営計画に基づいた人員計画にならない可能性があるため、2つの方式を取り入れて両方の視点から計画を立てましょう。

人員計画を策定・運用するときのポイント

ここからは、人員計画を策定・運用するときのポイントについて紹介します。これらのポイントを意識することで、より効果的な人員計画が実現できます。

アウトソーシングを検討する

人員計画を策定・運用する際には、アウトソーシングの活用を検討することが重要です。特に専門的なスキルや知識が必要な業務や、コスト削減を図りたい分野においては、外部の専門業者に業務を委託することで効率的化が図れます。

また、アウトソーシングを行うことで社内リソースを別の業務に集中させることができ、結果として企業全体の生産性向上につながります。

既存社員のスキルアップも検討する

既存社員のスキルアップも重要なポイントです。人材採用は欲しい人材を補充する代表的な手段ですが、社内で必要なスキルを持った人材を育成することで、新規の採用コストを抑えることが可能です。

特に業界の変化や技術の進化が速い現代においては、既存社員の新しいスキル習得が企業の競争力の維持に繋がります。

経営計画の見直しを検討する

人員計画を立てても上手くいかないときは人員計画ではなく、経営計画が現実的なものでない、もしくは実態に即していない可能性があります。

経営環境は常に変化しているので、市場のニーズや競争状況に応じて企業の戦略も柔軟に調整する必要があるでしょう。

人員計画は、経営計画と密接に関連しているため、経営計画の見直しを行うことで現時点で必要な人材を割り出し、適切な人員配置を実現することができます。

人員計画のテンプレート

部門と役職を変更すれば、すぐに使えるテンプレートです。

まとめ

人員計画は、企業が持続的に成長するために欠かせない計画の1つです。この記事では、人員計画の基本的な概念や要員計画や採用計画との違い、人員計画を立てる具体的な手順について詳しく解説しました。

人員計画を適切に策定し運用することで、経営計画に適した人材を確保し、状況に応じた柔軟な人員配置が可能になります。また、自社の課題を明確にすることで、より効果的な人材戦略を実現できるでしょう。