リファレンスチェックは拒否できる？拒否されるケースや理由、対処法を解説

採用プロセスにおいて重要な役割を果たすリファレンスチェックは、優秀な人材を確保するために、とても有効な手段です。しかし、時として候補者がリファレンスチェックを拒否するケースに直面することがあることをご存知でしょうか。

本記事では、リファレンスチェックの拒否が生じる理由や状況、そしてそれに対する企業側の対処法について詳しく解説します。リファレンスチェックを検討している方はぜひ参考にしてみてください。

リファレンスチェックは拒否できる？

一般的に候補者はリファレンスチェックを拒否することができます。

また、内定を出している場合は、企業はリファレンスチェックを拒否したことを理由に内定を取り消すことはできません。

前述したとおり、候補者はリファレンスチェックを拒否することが可能です。しかし、拒否されるケースは様々で、候補者本人が拒否する場合や、推薦者、さらには企業や組織自体が拒否するケースも存在します。

次のセクションでは、具体的な拒否のケースについて詳しく見ていきましょう。

候補者本人から拒否される

リファレンスチェックは、候補者本人がこのプロセスを拒否することがあります。候補者がリファレンスチェックを拒否する理由は様々で、個人の状況や心理的な要因が影響することが多いです。

例えば、転職活動が周囲に知られることを避けたいと考える候補者は、リファレンスチェックを拒否する傾向があります。また、前職の関係者との関わりを避けたいという理由もあり得るでしょう。

このような拒否の背景を理解することは、企業が候補者との信頼関係を築くうえで重要です。

推薦者から拒否される

リファレンスチェックにおいて、推薦者からの拒否は候補者にとって大きな障害となることがあります。推薦者が拒否する場合、理由のほとんどは候補者との関係性や個々の状況に起因するものです。

例えば、候補者との関係が良好でない場合、推薦者はその人を推薦することに対して消極的になってしまうでしょう。過去の職場でのトラブルや不和が影響し、推薦者がリファレンスチェックに協力することを拒否するケースも見受けられます。

企業や組織から拒否される

リファレンスチェックは、候補者の過去の職務経験や業務能力を確認するための重要な手段ですが、企業や組織側から拒否されることもあります。

拒否する主な理由の1つは多忙や担当者の不在です。特に大企業では、リファレンスチェックに対応できる人材が限られているため、業務が立て込んでいるときには、リファレンスチェックの依頼を受ける余裕がないことも珍しくありません。

もし企業や組織にリファレンスチェックを拒否されてしまったときは、他の評価手段を検討する必要があります。リファレンスチェックが実施できない理由を理解し、適切な対策を講じることが重要です。

候補者からリファレンスチェックを拒否される理由

先ほど少し触れたように、候補者からリファレンスチェックを拒否される理由はさまざまです。ここからは、候補者からリファレンスチェックを拒否される理由について解説するので、理由が分からない方はぜひご覧ください。

転職活動がバレるのを防ぎたい

リファレンスチェックを拒否する理由の1つに、転職活動が周囲に知られることを避けたいという心理があります。

特に現在の職場での立場や人間関係を重視する候補者にとって、リファレンスチェックが行われることで、転職活動が発覚するリスクは大きな懸念材料です。

候補者は、現職の上司や同僚に知られることなく新たな職を探したいと考えるため、リファレンスチェックを拒否することもあり得るでしょう。

このような状況では、候補者が推薦者として選ぶ人物が限られてしまうこともあります。

前職の関係者と関わりたくない

候補者がリファレンスチェックを拒否しているなら、候補者が前職の関係者と関わりたくないと考えている可能性があります。

特に前職での経験がネガティブなものであった場合は、候補者はその関係者に連絡が行くことを避けたいと考えることが多いです。

また、前職の関係者との接触が新しい職場での評価に影響を与えることを懸念する候補者がいることも忘れてはいけません。

業界が狭い場合や同じ業界内での転職を考えている場合、前職の関係者との関わりが新しい職場での信頼性に影響を及ぼす可能性があります。

履歴書や面接で虚偽の申告をしている

候補者がリファレンスチェックを拒否する理由の1つに、履歴書や面接で虚偽の申告があります。例えば、職歴やスキルについて誇張したり、実際には経験していない業務を記載したりすることが考えられるでしょう。

企業側としては、候補者の信頼性を確認するためにリファレンスチェックを行うことが重要ですが、候補者が虚偽の申告をしている場合、その真実を暴く手段となるため拒否される可能性が高まります。

虚偽の情報が発覚することを恐れ、リファレンスチェックを避けることは十分に考えられるので、企業側は念頭に置いておきましょう。

推薦者からリファレンスチェックを拒否される理由

推薦者からリファレンスチェックを拒否される理由もさまざまですが、主に候補者との関係性や推薦者の状況に起因することが多いです。

ここからは、推薦者からリファレンスチェックを拒否される理由について解説するので、理由が分からない方はぜひご覧ください。

候補者との関係が良くなかった

候補者との関係が良くなかった場合は、推薦者はリファレンスチェックに対して消極的になることがあります。

特に過去の職場でのトラブルやコミュニケーションの不足が影響し、推薦者が候補者に対して良い印象を持っていない場合、リファレンスチェックを拒否する可能性が高いでしょう。

このような状況では、推薦者が候補者の能力や実績を正当に評価できないと感じるため、協力をためらうのです。

また、候補者が推薦者に対して不安や疑念を抱かせるような行動を取っていた場合も、関係が悪化する要因となります。

多忙でリファレンスに対応できない

リファレンスチェックを行う際、推薦者が多忙であるために対応できないケースも少なくありません。企業の経営者や管理職、または専門職に従事している人々は、日々の業務に追われていることが多く、リファレンスチェックに時間を割くことが難しい場合があります。

このような状況では、候補者の評価が滞る可能性があり、採用プロセス全体に影響を及ぼすことも考えられるでしょう。

また、推薦者が他の業務やプロジェクトに集中している場合、リファレンスチェックの依頼が後回しにされることもあります。

そのため、企業側は推薦者のスケジュールを考慮し、リファレンスチェックの依頼を行うタイミングや方法を工夫する必要もあるでしょう。

企業や組織からリファレンスチェックを拒否される理由

企業や組織からリファレンスチェックを拒否される理由は、主に二つの要因に分けられます。1つ目は多忙や担当者の不在によるもので、2つ目は法的なリスクを回避したいという理由です。拒否される理由の詳細を見ていきましょう。

多忙や担当者の不在で対応できない

企業や組織からリファレンスチェックが拒否される理由の1つに、企業や組織の多忙や担当者の不在があります。

年度末やプロジェクトの締切が迫っている時期など、業務が立て込んでいる際にはリファレンスチェックに必要な時間やリソースを確保することが難しいでしょう。

また、担当者が急な休暇や異動で不在の場合、リファレンスチェックの対応ができないこともあります。このような状況では、企業側も候補者の評価を行うための重要な情報を得ることができず、結果としてリファレンスチェックが進まないことがあるのです。

法的なリスクを回避したい

リファレンスチェックを拒否される理由として、企業や組織が法的なリスクを回避したいと考える場合もあるでしょう。

特に個人情報保護法や労働法に関連する規制が厳格化されている現代において、企業は候補者のプライバシーを尊重し、無用なトラブルを避けるために慎重になることが求められます。

リファレンスチェックを行えば、過去の雇用者や同僚からの情報が不適切に扱われたり、誤解を招いたりするリスクがあるため、実施を躊躇することも珍しくありません。

リファレンスチェックを拒否されたときの対処法

ここからは、リファレンスチェックを拒否されたときの対処法について紹介します。対処法を知っておくことは企業が候補者の評価を適切に行うために重要なことなので、ぜひご覧ください。

リファレンスチェックの対象者を広げる

リファレンスチェックの対象者を広げることは、候補者の評価をより正確に行うための有効な手段です。

通常、リファレンスチェックは候補者が指定した推薦者に対して行われますが、もしその推薦者がリファレンスチェックを拒否した場合、他の推薦者を考慮することで情報の幅を広げることができます。

例えば、前職の同僚や上司、または業界内の知人など、候補者の能力や人柄を知ることができる別の人物をリファレンスとして選ぶこともできるでしょう。

このように対象者を広げれば、候補者に関する多様な視点を得ることができ、より信頼性の高い評価が実現します。

オンラインのリファレンスチェックを検討する

リファレンスチェックを実施する際、オンラインの手法を取り入れることは非常に有効です。従来の対面でのチェックに比べ、オンラインリファレンスチェックは時間や場所にとらわれず、よりスムーズに進めることができます。

特に候補者や推薦者が多忙な場合、オンライン形式であれば手軽に対応できるため、拒否されるリスクを最小限に減らせるでしょう。

また、オンラインプラットフォームを利用することで、複数の推薦者から同時に情報を収集することができ、効率的にデータを集めることができます。

リファレンスチェック以外の方法で候補者を評価する

リファレンスチェックが実施できない場合や拒否された場合、企業は他の評価手段を検討する必要があります。まずは、候補者のスキルや経験を確認するために、実技試験や課題を設定しましょう。

これによって候補者の実際の能力を直接評価することができます。また、グループディスカッションや面接を通じて、候補者のコミュニケーション能力やチームワークを観察することも重要です。

さらに過去の職務経歴書やポートフォリオを詳細に確認すれば、候補者の実績や専門性を把握することができるでしょう。

リファレンスチェックを実施できない場合もある

リファレンスチェックは、候補者の過去の職務経験や業績を確認するための重要な手段ですが、必ずしも実施できるわけではありません。

いくつかの理由から、リファレンスチェックが行えないケースが存在します。前述した「拒否されるケース」が良い例でしょう。

候補者が過去の職場での人間関係のトラブルを避けたいと考え、推薦者に連絡を取ることを拒否することが考えられますし、企業側が多忙だったり担当者が不在であったりするために、リファレンスチェックの実施が難しいこともあります。

さらに、法的なリスクを回避するために、企業がリファレンスチェックを行わないことを選択することもあるでしょう。

リファレンスチェックのトラブルを回避するコツ

リファレンスチェックを円滑に進めるためには、事前の準備が不可欠です。ここからは、リファレンスチェックのトラブルを回避するコツについて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

事前のヒアリングと承諾の確認

トラブルを回避しつつリファレンスチェックを実施するには、事前のヒアリングと推薦者からの承諾確認が不可欠です。

まず、候補者に対してリファレンスチェックを行う旨を早い段階で伝え、推薦者として誰を挙げるかを相談しましょう。この段階で候補者が推薦者に対してどのような関係を持っているのかを理解することで、リファレンスチェックの成功率を高めることができます。

また、推薦者に対しても事前にリファレンスチェックを行うことを承諾してもらうことが大切です。これにより、推薦者が突然の問い合わせに驚くことなく、スムーズに対応してもらえる可能性を高められるでしょう。

複数人の推薦者を紹介してもらう

リファレンスチェックをスムーズに進めるためには、候補者から複数人の推薦者を紹介してもらうことが非常に有効です。これにより、特定の推薦者がリファレンスチェックを拒否した場合でも、他の推薦者からの情報を得ることができます。

また、複数の視点から候補者を評価することで、より客観的な判断ができるようになるでしょう。

候補者に対して推薦者を複数人紹介してもらう際には、その理由を明確に伝えることが重要です。例えば、リファレンスチェックの目的や、どのような情報を求めているのかを説明することで、候補者も理解しやすくなります。

さらに、推薦者の選定においても、候補者が信頼できる関係を持つ人を選ぶよう促すことで、より質の高い情報を得ることができるでしょう。

推薦者への質問事項をまとめる

リファレンスチェックを行う際には、推薦者に対してどのような質問をするかを事前に整理しておくことが重要です。具体的な質問事項をまとめることで、効率的に情報を収集し、候補者の適性をより正確に評価することができるようになります。

まずは、候補者の職務に関連するスキルや経験について尋ねましょう。

例えば「候補者はどのようなプロジェクトに関わっていましたか？」や「そのプロジェクトでの候補者の役割は何でしたか？」など、具体的な質問が考えられます。

さらに「候補者はチーム内でどのようにコミュニケーションを取っていましたか？」や「問題が発生した際の対応はどうでしたか？」といった、候補者の人間性やチームワークに関する質問も有効です。

リファレンスチェックを拒否されないためにするべきこと

ここからは、リファレンスチェックを拒否されないためにするべきことを紹介します。リファレンスチェックの実施は、優秀な人材の確保に直結することなので、拒否されないように賢く立ち回りましょう。

候補者のメリットを伝える

リファレンスチェックを実施する際には、候補者にそのメリットをしっかりと伝えることが不可欠です。

リファレンスチェックは、候補者自身のスキルや経験を客観的に評価してもらう機会であり、推薦者からのポジティブなフィードバックは、採用の決定に大きな影響を与えることがあります。

また、リファレンスチェックを通じて、候補者は自分の人間関係や職場での評価を知ることもできるでしょう。

このように、企業側が候補者の適性を見極めるための重要なプロセスであることを理解してもらうことで、候補者は安心感を抱きつつ、リファレンスチェックに対して前向きな姿勢を持つようになります。

早い段階でリファレンスチェックの実施を伝える

リファレンスチェックをスムーズに進めるためには、候補者に対して早い段階でその実施を伝えることが重要です。

採用プロセスの初期段階でリファレンスチェックの必要性を説明することで、候補者はその重要性を理解しやすくなります。

さらに、早期にリファレンスチェックの実施を伝えれば、候補者が推薦者に対しても事前に連絡を取る時間を確保できるため、推薦者の負担を軽減することにも繋がるでしょう。

結果的にリファレンスチェックの結果が得られるまでの時間を短縮し、採用プロセス全体を円滑に進めることが可能になります。

候補者と推薦者の負担を軽減できる仕組みを採用する

リファレンスチェックを実行するときは、候補者と推薦者の負担を軽減する仕組みを導入しましょう。

例えば、リファレンスチェックのプロセスを簡素化し、必要な情報を明確に伝えることで、推薦者がスムーズに対応できるようになります。また、オンラインツールを活用し、推薦者が自分の都合の良い時間に回答できるようにすることも効果的です。

こうした取り組みを通じてリファレンスチェックの実施がよりスムーズになり、結果的に優秀な人材を確保するための助けとなるでしょう。

まとめ

本記事では、リファレンスチェックが拒否されるケースやその理由、そして対処法について詳しく解説しました。リファレンスチェックを円滑に進めるためには、事前のコミュニケーションや候補者のメリットをしっかりと伝えることが大切です。

今後の採用活動において、リファレンスチェックを効果的に活用し、優秀な人材を確保するための参考にしてみてください。

  参考：外資系転職で求められたリファレンスチェックは拒否しても良いのか？ |海外経験者専門の転職エージェント The Beyond Border